警備会社は今こそクラウド管理を取り入れましょう！メリットと注意点
2019年の働き方改革、そして2020年の新型コロナウイルス感染症対策により、各業界でテレワークが推進されています。しかし警備会社にはテレワークは無縁だと考えている方が多いのではないでしょうか。実は警備会社でもクラウド管理を導入することでテレワークが可能になったり、多くの業務の負担が軽減され働きやすくなる可能性があります。
本記事では警備会社におけるクラウド管理を導入するべき理由、導入メリット、クラウド導入の注意点についてまとめますので、警備会社で管理側の業務をされている方はぜひご一読ください。
警備会社が今こそクラウド管理を取り入れるべき理由
「クラウド」とは業務で使うソフトウェアやアプリケーションなどをウェブ上に置いて、そこにインターネット経由でアクセスして、運用、管理する方法のことです。従来は「オンプレミス」と言って、ソフトウェアをインストールしたり、自社にサーバー設備を備えたりして運用、管理していましたが、インターネットの発展によって今は多くの企業が「クラウド」のサービスの利用に移行しています。
人材不足による内勤者の負担増大
警備会社がクラウド管理を取り入れるべき理由の一つ目は「人材不足による内勤者の負担が増大しているから」です。
よく知られているように現在の日本では少子高齢化が進み、人材不足が深刻化しています。社会において警備会社への期待は年々高まっており、警備スタッフの数は年々増加している一方、警備スタッフを管理する内勤者の人材が追いついていません。
さらに警備業務の内容も多様化しており、多数の異なる業務を行う警備スタッフを、少数の警備会社の内勤者が管理している構図になっています。
クラウド管理を導入することで、この内勤者の負担を大幅に削減することができます。
働き方改革による業務効率化の必要性
クラウド管理を取り入れるべき理由の二つ目は「働き方改革による業務効率化の必要性があるから」です。
長時間労働による過労死の問題や働き手の不足により柔軟な働き方が求められており、2019年4月にはいわゆる「働き方改革」関連法が整備されました。例えば時間外労働の上限の設定、年次有給休暇の取得が義務付け、テレワークの推進が挙げられますが、いずれも業務を効率化し、従業員の心身の負担を軽減することが目的です。
警備会社においては、内勤者の担っている事務作業の効率化や警備スタッフの報告作業などの効率化が求められています。
デジタルに慣れ親しんだ世代の増加
クラウド管理を取り入れるべき理由の三つ目は「デジタルに慣れ親しんだ世代が増加しているから」です。
警備会社の内勤者も、現場で働く警備員もデジタルに慣れ親しんだ世代が増えています。今は人材不足のため、多くの警備会社が採用の際に自社のメリットをアピールし、応募者に選んでもらう時代です。そのためアナログな方法を使っていて非効率な企業は、職場選びの際の候補から外されてしまいます。
警備会社はクラウド管理を取り入れることで、デジタル世代の内勤者や警備スタッフを採用しやすくなります。
警備会社がクラウド管理を取り入れるメリット
警備会社がクラウド管理を取り入れるべき理由をお伝えしましたが、クラウド管理というと難しいと感じたり、新たなシステムの導入は面倒だと思われたりする担当者の方も多いかもしれません。しかし警備会社がクラウド管理を取り入れると、次のようなメリットを享受することができるのです。
業務の効率化
クラウド管理導入のメリット1つ目は「業務の効率化」です。
警備会社における内勤者の業務では多くの情報を扱いますが、それらの情報がクラウド管理されていると、業務が圧倒的に効率化されます。例えば上下番管理をクラウドで管理していれば、その情報はクラウドにアクセスできる誰もが確認できます。
さらにその情報をクラウド上の勤怠管理システムや給与計算システムに連携させれば、勤怠管理業務、有給休暇の管理業務、給与や賞与の計算、時間外手当や前払い申請の管理などもすべてクラウド上で完結させられます。警備会社で使っている他のシステムに手入力したり、人的ミスを防ぐためのチェック業務を削減したり、修正作業の工数を削減したりできるので、業務を効率化できます。
ペーパーレス化によるコスト削減
クラウド管理導入のメリット2つ目は「ペーパーレス化によるコストの削減」です。
警備会社でクラウド管理が進むと多くの紙の書類を削減することができ、それによって多くのコストを削減することができます。例えば警備員の履歴書や提出書類などがクラウド管理できれば、それらの書類ファイルの保管スペースがなくなるので、そのスペース分の賃料を削減できます。給与や賞与などの計算関連をクラウド管理すれば、給与明細や賞与明細の出力に伴う紙代やインク代の削減、封入作業の人件費削減、郵送費の削減が一気に叶います。
ペーパーレス化によって削減できるコストは、警備員に関わるものだけではありません。得意先に対する請求関連もクラウド管理して送付すれば、ペーパーの請求書送付に関わるコストが削減でき、さらに得意先側もクラウド管理できるのでペーパーレス化を進められます。
スムーズな情報共有の実現
クラウド管理導入のメリット3つ目は「スムーズな情報共有の実現」です。
警備会社では、実際に警備員が警備をする現場が警備会社とは別の場所にあるため、内勤者が警備員を管理することが難しいという問題があります。そこで現場の警備員、警備会社、得意先であるクライアントの三者がスムーズに情報共有することが大切です。
例えば上番報告が電話の場合、最初に情報が集まるのは管制です。もし上番報告がクラウド上でされれば、アクセス権限のある誰もがどこにいても上番報告の状況を確認できます。またクラウド管理であれば、電話報告のように電話する場所を選んだり、管制の電話が混雑して繋がらなかったりという問題が発生しないので、上番報告だけでなく自宅を出発した報告や現場近くに到着した報告なども気軽にすることができます。
このようなスムーズな情報共有が実現できれば、万が一警備員が現場に到着していないということが起こっても問題にもいち早く気付き、リレー式に連絡をしなくても最善の対応ができます。
テレワークの導入実現
クラウド管理導入のメリット4つ目は「テレワークの導入の実現」です。
働き方改革ではテレワークの導入も挙げられています。特に2020年4月からは新型コロナウイルス対策として、全国への緊急事態宣言が発令され、出勤者7割減が要請された背景もあり、多くの企業でテレワークへの対応を模索しています。
警備会社においては従来上下番管理を電話で行っていたり、警備員の情報や案件の情報が紙ベースで管理されていたりしたことから、内勤者は警備会社に出勤しないと仕事にならないと思われていました。しかしクラウド管理にすればさまざまな情報にどこからでもアクセスできるので、警備会社におけるテレワーク導入の実現も可能になるでしょう。
採用力・人材定着率の向上
クラウド管理導入のメリット5つ目は「採用力や人材定着率の向上」です。
人材不足が叫ばれる中、警備会社においてもより多くの優秀な人材を採用し、人材をいかに長く定着させ働いてもらうかは、会社の将来を左右する重大な問題です。警備会社がクラウド管理を導入すれば、前述したようにデジタルに親しんだ世代の採用を進めることができます。
また給与管理に関して、最近警備会社において注目されているのが「給与前払」という福利厚生サービスです。これは日払あるいは週払、月払のように決まった支払日に給与を全額支払うのではなく、給与日前に一定額あるいは一定率を上限下額を支払って、残高をストックするという制度です。警備会社の求人情報では、「給与前払」というキーワードが注目されており、求人情報の検索で絞り込む際のキーワードに上がっているほどです。
例えばクラウド管理にすれば、給与前払の複雑な計算もタイムラグなく瞬時に自動計算できる上、警備員側からの申請もクラウド上でできたり、金融機関との連携によって即座に振込がされたりということが可能になります。
このように働く側の警備員にとって、さまざまな手続きがクラウド上で簡潔にできることはその警備会社での働きやすさに繋がり、結果として人材定着率の向上にも繋がります。
警備会社がクラウド管理を取り入れる際の注意点
警備会社がクラウド管理を取り入れることで、さまざまなメリットがもたらされることがお分かりいただけたのではないでしょうか。次に警備会社がクラウド管理を取り入れる際に注意したい点を二点ご紹介します。
セキュリティの万全なクラウドシステムを導入する
警備会社がクラウド管理を取り入れる際の注意点の1つ目は「セキュリティの万全なクラウドシステムを導入する」ことです。
クラウドシステムで扱う情報は、警備員の個人情報から各案件に関する機密情報、得意先の与信情報に至るまで、決して情報流出が許されない厳重に取り扱わなければならない情報ばかりです。これらの情報を自社のサーバではなくクラウド上で管理する場合、セキュリティが甘いといわば機密情報の入った箱に鍵をかけずに世界中から誰でも見られる場所に置いてあるということになってしまいます。
そこで警備会社が情報をクラウド管理する場合には、特にセキュリティの万全なシステムであるかを確認して導入する必要があります。例えば総務省の「クラウドサービスを利用する際の情報セキュリティ対策」では、クラウドサービス事業者が行うべき主要な情報セキュリティ対策として、データセンターの物理的な情報セキュリティ対策（災害対策、侵入対策）、データのバックアップ、不正アクセスの防止、アクセスログ管理、通信暗号化、その他いくつかの項目を挙げています。
これらのセキュリティ対策の項目について、導入するクラウドシステムがどのように対応しているのかをよく確認するとよいでしょう。
複数システムの組み合わせよりも1つのシステムで全業務を網羅する
警備会社がクラウド管理を取り入れる際の注意点2つ目は「複数システムを組み合わせず、1つのシステムで全業務を網羅する」ことです。
警備会社において扱う情報は、警備員を採用する際の求人サイトで扱う情報から警備員として採用したあとの各警備員の個人情報、シフトや勤怠に関する情報、給与計算関連の情報、顧客への請求関連や与信情報、警備員配置に関する情報など多岐にわたります。この情報それぞれで、例えば勤怠管理システム、給与計算システム、与信管理システムなど複数のシステムを利用していると、それぞれのシステムで入力作業や同期作業が発生してしまいます。その結果、クラウドシステムの導入によってせっかく業務効率化が進むと思われたのに、かえって業務負担が増加する可能性があります。
情報を活かすコツはすべての情報を一元管理することです。1つのシステムにすべての情報をまとめておくことで、関連するさまざまな業務をシステムが自動的に行えるので、業務効率化を図れます。
警備会社向けクラウド管理システム「GUARD EXPRESS」
あらゆる情報をクラウド管理し、多くのメリットを享受したいとお考えの警備会社の方には、警備会社に向けクラウド管理システム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」の導入をご検討いただきたいと思います。
前述した警備会社がクラウド管理を取り入れる際の注意点という観点から、GUARD EXPRESSをおすすめする理由をご紹介します。
1つ目の注意点であるセキュリティに関してですが、GUARD EXPRESSは独自の「情報セキュリティ基本方針」のもと、セキュリティに関するさまざまな認証を取得しています。前述の総務省のチェックポイントで言うと、データセンターは侵入防止システムに守られており、高度な防災設備を備えており、24時間365日の監視体制で守られていますし、マイナンバーや本人確認資料などは暗号化した上でデータベースに格納されています。
2つ目の注意点である全業務を網羅しているという点ですが、GUARD EXPRESSは付帯システムを利用することで警備会社で扱うあらゆる業務をすべて1つの管理システムで扱うことができます。例えば募集採用クラウドサービスである「ENTRY（エントリー）」を利用して新規採用した警備員の情報は、そのままGUARD EXPRESSの警備員マスタに取り込まれます。GUARD EXPRESSの情報はクライアント向け業務クラウドサービスである「PARTNER（パートナー）」と適宜連携し、例えばクライアントがクラウド上で勤怠承認をしたり、契約や請求をクラウド上で照会することもできます。
警備員向け就業クラウドサービス「NEO（ネオ）」では、警備員がGUARD EXPRESSに登録されたプロフィールを自分で最新のものに更新したり、アプリで簡単に上下番報告をしたり、シフト照会をしたり、給与前払い申請をしたり、各帳票をその都度閲覧してダウンロードしたりすることができます。
もちろん「警備会社がクラウド管理を取り入れるメリット」の5つも、GUARD EXPRESSではすべて享受することができます。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備会社の生き残りにはクラウド管理は必須！
新型コロナウイルス対策が進んでおり、今まで自粛されてきた大規模イベントの再開、商業施設での人出の増加、経済活動再開に伴う道路混雑や工事の増加など、警備へのニーズの高まりが期待されます。
一方で警備会社は人材不足により採用活動も競争が激化しており、従来の情報管理方法のままである警備会社では、この競争に打ち勝つこと困難です。この生き残りに勝つためにも、ぜひクラウド管理の導入を検討してはいかがでしょうか。
