警備会社はシステム導入で業務負担を軽減できる！
警備会社で警備員の管理や配置を担当されている方にとって、日々の業務は膨大な情報の管理や大量の事務作業に尽きるのではないでしょうか。もっと警備員のフォローに力を入れたり、顧客の満足度を高めたりしたいと考えていても、やらなくてはならない事務作業を中心とした業務に追われて、なかなかそこまで手が回らないという方もいるのではないでしょうか。
実は警備会社向けのシステムを導入することでこれらの業務負担を軽減できることはご存じでしょうか。一度導入すれば警備会社の業務フロー全体が一気に楽になるのでぜひお読みください。
警備会社がシステム導入でできる業務負担の軽減例
警備会社における業務にはさまざまなものがありますが、今まで電話や手入力でやるのが当り前だと思っていた業務の負担がシステム導入で軽減される例はたくさんあります。以下、具体的に見ていきましょう。
手入力作業が圧倒的に減る
警備会社の業務の中には手入力作業をしているものが多くあります。例えば採用段階で警備員が手書きで記入した履歴書やエントリーシートは、採用が決まった時点で警備会社の人材管理システムに手入力する必要があります。また給与計算で会計システムを利用している場合には、新たに警備員が増えるたびにその警備員の情報を会計システムにも手入力しなくてはなりません。システムではなくExcelなどで管理している場合にはさらにたくさんの手入力作業が必要になります。
毎日あるいは毎週、毎月の支払い日のたびにデータを手入力して計算しているなら、すぐにでも警備会社向けのシステム導入をおすすめします。手入力作業が圧倒的に減るので、人件費の節約にもつながるはずです。
些細なヒューマンエラーを防止できる
手入力作業はどうしても些細なヒューマンエラーが避けられません。何種類かのシステムやExcelシートを利用していれば、そのたびに転記する手間があるので、転記の数だけヒューマンエラーが起こる可能性は上がります。
また警備会社の場合は他の業界に比べて、日払いや週払い、月払いというように支払い形態が多様化しているのも特徴で、人によって支払い日が異なる場合があります。さらに案件によって締め日が異なったり、請求先が分散あるいは合算されたりする場合もあり、特に支払い関連での事務作業は複雑さを極めています。
これを手入力、手計算でおこなっていれば、ヒューマンエラーが発生するのは自明です。
もし警備会社がシステムを導入していれば、これらの計算は入力されたデータに基づいてすべて自動的に計算されます。支払いデータを締め日ごとにまとめたり、漏れや重複のないように計算したりすることはシステムを利用すればたやすいことです。
このように警備会社がシステム導入することで、些細なヒューマンエラーを防止し、生産性を上げることができます。
警備員や顧客との連絡がスムーズになる
警備会社のシステムの中には、管理や配置を担当する内勤者だけでなく、警備員や顧客などが利用できる機能を備えているものがあります。このようなシステムを利用すれば、現場で働く警備員や仕事を依頼している顧客と警備会社との連絡をスムーズにおこなえます。
例えば顧客から警備会社に対してシステムを通して案件をオーダーすれば、警備会社はそれに枝番を付けてそのまま案件管理できます。この案件のデータを使って仕事募集をしたり、配置を記録したりもすべてシステム上で完結します。
警備会社がシステムを通して募集したシフトに対し、警備員がスマートフォンのアプリケーションの機能などを使ってスケジュール申請すれば、わざわざ前もってシフト表を提出したり取りまとめたりという必要がなくなります。警備会社は即座に警備員の情報を見ながら、警備員の実績や希望に合わせた配置をおこなうことができ、警備会社と警備員双方がスムーズにやりとりできます。
また警備会社と顧客との連絡もスムーズになります。例えば警備員がアプリで入力した勤怠を警備会社と顧客の双方が、それぞれのシステムから確認し、顧客が承認した勤怠をそのまま警備会社の支払いフェーズで利用できればとてもスムーズです。
社内の情報管理における手間や漏洩リスクの軽減
警備会社の社内においては、警備員の情報や顧客との取引情報をいろいろな部署で共有する場面があります。例えば人事部門で勤怠状況をチェックし、その勤怠状況をもとに経理部門で給与の計算をするなどです。部署ごとに使用しているシステムが違ったり、各部署で独自のフォーマットで管理していたりする場合、社内での情報共有にあたっては多くの手間がかかります。
また情報管理が厳しく言われている昨今において、情報の漏洩リスクはできる限り軽減したいものです。セキュリティがしっかりしているシステムを導入し、その中で情報を管理しておけば、社内のさまざまな部署から情報にアクセスできるので手間がかからない上、ログの管理などで漏洩リスクも限りなく小さくすることができます。
手間を掛けずに警備員からの評価の高い日払い・前払いにも対応できる
警備会社の募集において根強い人気を誇るのが「日払い」や「前払い」と言ったキーワードです。警備員から評価の高い日払いや前払いに即座に対応できる警備会社は、警備員からの満足度が上がります。そのことで募集が増え、警備員の定着率が上がれば警備会社にとってもいいことづくめです。
しかしそこで問題となるのが、日払いや前払いに伴う手間です。
警備会社向けのシステムでは、日払いや週払いのような支払い形態の変更にも簡単かつ柔軟に対応できます。また「前払い」についても、警備員の稼働実績や申請状況などに応じて、システムを通して手間をかけずに即座に対応することができます。
警備会社向けシステム「GUARD EXPRESS」
このように警備会社がシステムを導入することで、従来のさまざまな問題を解決し、さらに生産性を上げていけるということがお分かりいただけたのではないでしょうか。
このような警備会社向けシステムとしておすすめしたいのが「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」です。警備会社向けシステムの「GUARD EXPRESS」の機能、そして多くの警備会社に選ばれる理由について、以下でご説明します。
GUARD EXPRESSの機能
「GUARD EXPRESS」は警備業の基幹システムです。今まで紙やExcelで管理されていたデータをクラウドへ、そして電話や対面といったコミュニケーションをウェブコミュニケーションへ、というように警備会社におけるあらゆる業務をデジタルシフトし、すべての情報をクラウドで一元管理することができます。
「GUARD EXPRESS」の機能には次のようなものがあります。
１．案件
警備業務（1～4業、機械）の取引形態全般のオーダーを一元管理します。管轄部署が異なる警備形態でも一つのシステムで一元管理できるので、全体を見渡し無駄をなくすなど運用体制の改善にも役立てられます。案件ごとの収支や与信管理もおこなえますし、案件データをもとにしたさまざまな帳票の出力も簡単にできます。
２．配置
警備会社に特化したシステムなので、多様なオーダーに対して柔軟な人員配置をすることができます。配置照会画面ではさまざまな軸で配置全体の状況を確認し、警備員から申請されたスケジュールを参照しながら人員配置を行ったり、配置枠を追加、削除したりも思いのままです。
３．コンプライアンス
契約書や法令帳票の作成、台帳管理ができます。
４．勤怠
後述する付帯サービスの「NEO」と「PARTNER」を利用すれば、警備員が打刻した出退勤データがそのまま「GUARD EXPRESS」に連携され、それを顧客がクラウド上で承認し、承認された勤務実績のみを取り込んだり、外部データを取り込んで一元管理したりすることができます。
５．給与前払
警備会社の福利厚生サービスの一つである給与前払にも対応しており、警備員の満足度が上がります。
６．給与、賞与、計算代行
自動計算により業務を大幅に軽減できます。有給に関する管理や付与なども自動で処理できるので人的ミスが発生しません。
７．保険、年末調整
社会保険、労働保険、年末調整まで自動計算で処理します。
８．請求、回収予定、入金
システムにあるデータから自動計算するので、ミスなく請求書を作成できます。入金処理も請求先ごとに簡単におこなえます。
９．管理、統計資料
日常業務に必要な集計はもちろんのこと、経営戦略立案のための分析に役立てられるような集計にも対応します。
またこの「GUARD EXPRESS」には、付帯サービスを組み合わせることができ、それにより警備会社の業務全体をさらにスムーズに進めることができます。例えば警備員向けの業務クラウドサービスである「NEO」は、警備員自身の携帯電話から専用アプリを使って勤怠打刻やスケジュール申請、シフト照会や支払い照会ができます。クライアント向けの業務クラウドサービスである「PARTNER」は、発注申請や契約照会、勤怠承認などをクラウド上で簡単に完結させることができます。業務代行サービスである「AGENCY」は、警備員の起床、出発、到着コールを支援したり、勤怠管理業務の代行をおこなったりすることができます。
警備会社それぞれの特徴や業務の状況に合わせて、付帯サービスを組み合わせて機能をさらにフル活用できます。
GUARD EXPRESSが選ばれる理由
「GUARD EXPRESS」が選ばれる理由は大きく4つ挙げられます。
- 継続的に品質を向上させるためのブラッシュアップをおこなっており、常に改修改善や機能拡張につとめている
- 警備会社の業務管理がワンストップでおこなえるオールインワンパッケージシステムである
- 要望にあわせたカスタマイズができる
- 全国均一の品質であるサポート対応を実現している
「GUARD EXPRESS」が多くの警備会社に選ばれているのは、機能が充実しているのはもちろんのこと、このように警備会社にとってのパートナーであるべく、よりよい品質を追究し続けてるためです。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備会社がシステム導入の際にすべきこと
それでは実際に警備会社がシステムを導入することになった場合、どのようなことをすべきなのでしょうか。
システム導入による業務フローの変更点を整理する
一つ目は警備会社向けのシステムを導入することで、業務フローがどのように変わるかを整理するということです。特にさまざまな部署がかかわるような場合には、変更後の業務フローがどの部署にかかわるのかなどを整理しておかないと思わぬ混乱を招くことになります。
システム導入によるコスト削減効果を考える
二つ目はシステム導入に伴い、コストがどのくらい削減されるのかを考えるということです。
例えば警備会社向けのシステムを導入したことで、手入力作業が減ればそれだけ人件費のコストを削減することができます。また顧客への請求業務もクラウドで完結できれば、請求書の発送費用や封入作業に伴う人件費のコストを削減できます。
コスト削減効果を考えることで、システム導入による費用対効果を可視化できます。
警備員や顧客へ変更点を伝える
三つ目は警備員や顧客に対して、警備会社向けシステムを導入した場合の変更点をきちんと伝えるということです。
例えば警備員はシステム導入によって打刻方法が変わったり、コミュニケーションツールが電話ではなくアプリケーションになったりという変更点があります。特に年配者の警備員の場合は、ツールを使いこなせるかどうかは大きな不安となります。操作方法について業務開始前に一緒に確認するなどフォローも必要になるでしょう。
顧客に対しても同様で、例えば顧客側でシステムの操作をおこなっていただく場合には、どの点が変更になるのか早めに伝えることが大切です。
システム導入を成功させるためには、警備員や顧客の協力は大きなポイントです。
業務の負担が大きい警備会社はシステムを導入しましょう！
ウィズコロナ、アフターコロナ時代には、大規模イベントが開催されたり、各地で建設工事が増えたりすると言われています。また引き続き商業施設や人が集まるようなさまざまな場面ではお客様の安全を守るべく、警備員の需要はますます高まっていくことでしょう。
警備会社は今のうちにシステムの導入をすすめ、業務の負担を軽減するシステムに慣れておくことが重要です。
