煩雑な警備会社の給与管理はシステム1つで簡単になる！システム選びのポイントは？
多くの警備会社が抱える問題として、給与管理の煩雑さが挙げられます。警備先だけでなく、警備員の勤務体系もバラバラのため、毎月、警備会社の給与管理担当者は大変な思いをしている方も多いでしょう。
「利益を生み出す主体業務ではなく付帯業務であるにも関わらず、大変なこの状態を何とかしたい」と考えている警備会社経営者や給与管理担当者の方は、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
本記事では、警備会社の給与管理の問題はシステムで解決できること、また、システム選びのポイントについて解説します。
警備会社の給与管理が大変である理由
「給与管理が大変だ」と話している担当者の方は、警備会社の給与管理がなぜ大変なのか、一度落ち着いて考えてみませんか。警備会社を経営する方は、給与管理者がなぜ大変なのか、整理して考えてみると解法が浮かぶかもしれません。
警備会社の給与管理が大変である主な理由を4つまとめました。
警備員の数が多い
警備会社が大きければ大きいほど、警備員の数が多いことは誰でも想像できることでしょう。しかし、小さな規模の会社であっても、警備先が多様な場合や長時間の警備を行っている場合には多くの警備員が所属していることもあります。
警備員の数が多ければ、それだけ給与管理にまつわる業務は増えます。たとえ、あまり稼働していない警備員がいたとしても、少しでも稼働していれば給与管理を行う必要があります。
警備会社の給与管理が大変である主な理由の1つは警備員の数が多いことです。
警備先の数・条件がバラバラ
先にも紹介した通り、多様な警備先が存在します。施設の営業時間だけ警備が必要だったり、逆に年中無休で警備する必要があったり、道路工事のように警備期間が限られていたりするような警備先もあります。給与管理担当者は、そのようなさまざまな警備先や警備条件に合わせて給与を計算する必要があるのです。
1人の警備員でも、日中の勤務だけでなく、早朝勤務や夜間勤務をしている場合もあるでしょう。そのような勤務条件を照らし合わせて給与計算をするとなれば、1人に対してさまざまな給与体系を照らし合わせて計算が必要になってきます。つまり、たとえ少人数の警備員に対して行う給与管理であっても、勤務形態が多様であれば、膨大な作業量が必要になるということです。
警備会社の給与管理が大変である主な理由の1つには、こうした警備先の数が多かったり、警備先の警備条件がバラバラだったりすることも挙げられます。
日払い・週払い・月払いがある
さらに、日払い・週払い・月払いがあるがあることも警備会社の給与管理が大変な理由です。既にお伝えしてきたように、警備員の数や警備先の数、さらに警備先での勤務状況が異なるため、給与管理が大変なのですが、さらに支払い方法も異なります。
給与を支払うためにはこれまでの勤務実績をカウントし、締め日を設定し給与計算をしなくてはなりません。日払い・週払い・月払いなど、警備員や警備先によってさまざまな支払い方法をするために、それぞれに締め日を設けて給与計算をするのです。
日払いや週払いであった場合、毎月1回の締め日では済まなくなります。締め日が毎週、毎日設定されているような事態にもなります。
勤務時間の計算でミスが起こる可能性がある
これまで述べてきたように、警備会社の給与管理は、どうしても膨大で複雑になりがちなため、勤務時間の計算でミスが起こる可能性があります。こうしたことが、警備会社の給与管理が大変である最後の理由になります。
一度ミスが起これば、平時でも大変な給与管理担当者の仕事の大変さが増します。ミスを訂正するための計算や謝罪なども必要になるからです。ミスを起こしてしまうと、多忙な中に訂正作業が入ってくるため、さらなるミスを誘引しやすくなってしまいます。
付帯業務ではあるものの、給与管理の仕事が止まってしまったら、警備員に給与を支払えなくなります。ミスがあっただけでも警備員の信頼を失いかねませんが、給与をまともに支払うことができなければ、主体業務を担う警備員の離職にもつながりかねません。
警備会社の給与管理ならシステムを導入して改善できる
これまで述べてきたように、警備会社にとって給与管理は付帯業務ではありますが、主体業務に直結する大切な仕事です。給与管理担当者の仕事の大変さを理解したところで、実際に自社の担当者が大変な状況にあるのなら、システムを駆使して改善を図りませんか。
実は、警備会社の給与管理ならシステムを導入して改善できるのです。
警備会社向け給与管理システムとは
文字通り警備会社に特化した給与管理システムのため、会社の業務に合わせた給与管理が可能です。警備先が多数あったり、警備員の稼働時間がまちまちであったり、給与の支払い方法がバラバラであることは折り込み済みです。システム1つで、これまで警備会社の給与管理担当者が悩んでいたことが解決できます。
給与管理システムを導入するとどう改善する？
勤怠管理や給与計算などを表計算ソフトで行ってきた警備会社の場合、どちらかのデータを更新し忘れて古いデータを使ってしまったというようなミスが起こりがちでした。給与計算は表計算ソフトを使って行っていたものの、給与の支払いについては別途ネットバンキングや金融機関の窓口などを使っていた場合には、そこでも人為的なミスが生じる可能性がありました。
しかし、警備会社向けの給与管理システムの場合、勤怠管理や給与計算、給与の支払いまで、全て一元管理ができるようになるため、連携させているデータの更新をし損ねたり、人為的なミスを防いだりすることができます。
また、一元管理に加え、計算などの処理を自動化できる給与管理システムも存在します。給与管理担当者が手動で表計算ソフトを使って計算していたような警備会社は、自動化を搭載したシステムにより、大幅な業務効率の改善を図ることができます。
これまで、データなどを使用せず、主に紙ベースで情報を取り扱ってきた会社であれば、給与管理の業務を覆すような、驚くような改善が見込めます。
警備会社向け給与管理システムの選び方
前述のように、警備会社が給与管理システムを使えば、業務改善を図ることができます。
しかし、今、業務改善ができるシステムは数多く存在します。多くのシステムの中から、自社にぴったりの給与管理システムを選ぶにはどうしたらいいでしょうか。
ここからは、警備会社向け給与管理システムを選ぶときに着目したい3つの点を挙げます。
給与計算以外の機能を持つものを選ぶ
警備会社向け給与管理システムを選ぶときには、まず、給与計算以外の機能を持つものを選ぶことが大切です。
給与管理担当者が給与を計算するためには、警備員の稼働状況のデータが必要です。警備会社の上下番管理や警備員管理、警備先管理の機能を持つシステムを利用すれば、給与計算の自動化が可能になります。
日払いや前払い機能を持つものがおすすめ
警備会社向け給与管理システムを選ぶときには、日払いや前払い機能を持つものをおすすめします。給与計算にとどまらず、給与の支払いの部分までカバーしてくれるシステムのことです。日払いや週払い、月払いなどが選択できるだけでなく、前払いまで対応できれば、給与管理担当者の作業がぐっと減ります。
しかも、給与管理担当者の業務が楽になるだけでなく、実は、警備会社に勤める警備員にも恩恵が与えられるのです。さまざまな支払い方法にスピーディーに対応してもらえたり、前払いまで快く応じてもらえたりすれば、警備員による会社の評価も上がることでしょう。警備員の満足度が上がれば、警備会社の離職率を低く抑えることにもつながる可能性があります。
どこからでも利用できるクラウド型がおすすめ
警備会社向け給与管理システムを選ぶときに着目したい最後の点は、どこからでも利用できるかという点です。
警備会社の給与管理担当者の多くは、オフィスで勤務をしていることが多いでしょう。しかし、営業担当者などは、オフィス内に留まらず、営業先を訪れていることも多くあります。
警備会社がクラウド型のシステムを利用していれば、営業担当者が警備先での契約の有無や警備条件の変更などを出先で更新することができます。オフィスに戻ってから入力をするような時間のロスを減らすことができるだけでなく、常にシステムを最新の情報にアップデートしておくことが可能です。
外勤者だけでなく、感染症の拡大などでオフィスへの出勤が突如難しくなった場合でも、クラウド型のシステムであれば、在宅でもサテライトオフィスでもオンラインの環境を用意さえすれば、業務を滞らせることなく進められます。育児や介護など、家族の都合でオフィスに出勤できない場合ももちろん、業務に携わることができます。
クラウド型のシステムを用いれば、常にシステムを最新の状態にしておけるだけでなく、働き方改革にもつながるのです。
警備会社の給与管理なら「GUARD EXPRESS」
これまで述べてきたような条件を全て網羅しているのが「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」です。勤怠管理から給与計算、支払いまでを一元化でき、さらには警備会社の会計まで連携させることが可能です。
さらに、警備会社だけでなく、警備先や警備員ともつながって業務をスピーディーに進めることができるのがこのシステムの大きな特徴です。警備先は発注申請や出退勤管理、勤怠承認など、警備会社とのやりとりをこのシステムを用いることで簡単に実行可能です。
警備会社は、警備先が「GUARD EXPRESS PARTNER（ガードエクスプレスパートナー）」を通じて行うやりとりを「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」上で確認、管理をすることができ、業務効率をアップさせることができます。警備先は「GUARD EXPRESS PARTNER（ガードエクスプレスパートナー）」上で警備会社とのやりとりをいつでも参照できるため、警備先の警備会社にかかる業務効率も上げられます。警備会社とのやりとりが簡単・便利になれば、仕事の依頼もおのずと増えてくるでしょう。
「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は、警備先だけでなく、警備会社と警備員をつなぐ役割を担うことができます。警備員向けにはスマートフォンやタブレット端末などで利用するアプリケーション「GUARD EXPRESS NEO（ガードエクスプレスネオ）」を用意しています。警備会社へのプロフィール申請からシフト照会、出退勤まで、警備会社とのあらゆるやりとりがアプリケーション1つで可能となります。
特筆すべきは「給与前払・リアルタイム給与前払24」機能です。警備員が給与の前払い申請を警備会社にすることは、どうしても気が引けるものではありますが、それもアプリケーションを通して申請できます。警備会社は「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」で申請を受けたら、警備員の申請内容に対して決済（承認もしくは不承認）します。
「GUARD EXPRESS NEO（ガードエクスプレスネオ）」の前払い機能の中でも「リアルタイム給与前払24」の機能は、より便利な機能です。リアルタイム（即時）に仮払いの振り込みが決済され、コンビニエンスストアのセブンイレブンなどにある「セブン銀行」のATMで仮払いされた給与を引き出すことが可能です。警備員にとって、前払い申請が簡単にでき、さらにスピーディーに出金できるため、非常にうれしい機能です。警備会社に対する警備員の満足度アップにも貢献できるでしょう。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
システム導入で給与管理の効率を改善しよう
警備会社の給与管理は、付帯業務ではありながら、会社の特性上、大変な業務であることが再確認できたのではないでしょうか。さらには、給与管理によっては、主体業務を担う警備員の働きがいにもつながってくることが分かりました。
大変な給与管理業務であっても、警備会社向けのシステムを利用すれば、業務の改善を図ることが可能です。給与管理業務の効率アップを目指し、自社でシステムの導入を検討してみませんか。
