警備スタッフの情報はクラウド管理しましょう。クラウド管理のポイント
コロナ禍による緊急事態宣言やまん延防止等重点措置によってテレワークが推奨されているなか、さまざまな企業分野でデータの保管や運営について、インフラを整えることが求められています。
警備スタッフを抱える警備会社においても、世の中の状況が著しく変化することに備えて、自社の警備スタッフに関する情報をきちんと保管し、ビジネスに支障を来さないようにするための何らかの対策を講ずる必要があるでしょう。
警備会社が、警備スタッフと依頼先という双方の間に立って業務を効率的に遂行するには、テレワークでも対応できるようなクラウド管理が効果的です。そこで今回は、警備業の基幹業務に特化した警部スタッフをクラウド管理できる総合システムについて紹介します。
警備スタッフの情報をクラウド管理するメリット
警部スタッフの情報をクラウド管理することのメリットは、大きく分けて5つあります。
紙の管理と違って場所を取らない
警部スタッフに関する情報をクラウド管理する1つ目のメリットは、紙の管理とは違って場所を取らないことです。
各警備スタッフのプロフィールや職務履歴、勤怠状況、現在の勤務状況、どの現場にどう配置するかなどの情報を全てファイルに綴じて保管するとなると、それらの書類を置いておくためのスペースが必要です。警備スタッフが多ければ多いほど書類は膨大になり、場合によっては本棚を占領するだけでなく、それらの書類のためにオフィスの一部屋やフロアを確保しなければならないでしょう。そうなれば、ある警備スタッフの情報を確認したいと思ったら、その情報が保管されているフロアや部屋まで移動し、必要な情報が掲載されているファイルと該当ページを探さなければなりません。
一方、クラウド管理する場合には、その警備スタッフに関する情報だけでなく、依頼できそうな案件や配置、今後の勤務スケジュールなどについても全て机の上で閲覧することが可能です。たとえ仕事を依頼する予定の警備スタッフが複数いた場合でも、クラウド管理であれば、紙で保管された情報のようにファイルを複数探す手間もなく、全て机の上で作業できます。
クラウド管理する場合には、紙ファイルで場所を取らない分、オフィスのスペースを有効に使用できるという物理的なメリットがあるのです。
コスト削減につながる
警備スタッフに関する情報をクラウド管理すれば、コスト削減にもつながります。
紙で管理する場合には、必要な情報を印刷するためのコピー代、保管するためのファイルや本棚などの備品代やスペースにかかる費用など、さまざまなコストがかかります。警備スタッフに関する情報は、プロフィールや職務履歴、案件情報だけにとどまりません。勤怠や給与、年末調整など、個人情報として保管しなければならない内容は多岐にわたり、警備会社としての信頼関係を維持するためには、ファイルの持ち出し防止などの対策などに係る費用も必要です。
また、紙の場合には、破損・汚損・紛失する可能性もあり、それらの修繕・複製にかかる費用も考慮しなければなりません。
そして企業にとって大きいのは、紙で保管する場合には、これらの作業を行うための人件費というコストがかかることです。
その点、クラウド管理する場合には、警備スタッフに関する情報から給与などの会計関連業務に至るまでの全工程を一括で保管できるため、紙ベースでの保管にかかるコストは必要ありません。つまり、長い目で見れば、情報をクラウド管理することによって紙ベースで保管するために必要な、さまざまなコストを削減することができます。
特に、現在のようにコロナ禍の収束に見通しが立っていない状況では、1日にオフィスに出勤するスタッフの人数が制限されることも検討しなければなりません。そんな状況下において、警備スタッフに関する情報をクラウド管理するだけで、人件費を含めたコストを削減できるというメリットは大きいのではないでしょうか。
社内共有しやすい
警備スタッフに関する情報をクラウド管理する3つ目のメリットは、社内共有しやすいことです。
紙ベースで情報を保管する場合には、確認すべき情報を人数分コピーしたり、それらを共有するために会議やミーティングを開く必要も出てくるでしょう。会議やミーティングを開くためには、担当する従業員のスケジュールを調整しなければなりませんし、参加人数が複数いる場合には、テレワークや出張などで日程がなかなか決まらないこともあります。
一方、クラウド管理の場合には、従業員がオフィスに出勤しても、テレワークで作業していても、システムにアクセスするだけで必要な情報を共有できます。全ての情報が一括で管理されていますので、ピンポイントに必要な情報だけでなく、幅広い情報を共有することができ、予期せぬ見落としやミスに気づいたり、新たな解決策につながったりすることもあるかもしれません。
テレワークに対応しやすい
テレワークに対応しやすいことも、警備スタッフに関する情報をクラウド管理するメリットです。
テレワークでは、オフィスに出勤している従業員とテレワークをしている従業員との連携が課題となっています。今後はコロナ禍が収束しても、新しいワーキングスタイルとしてテレワークが主流となると言われているように、継続的に複数の従業員がテレワークで作業することを想定して情報を共有することが大切です。
ただでさえ、警備スタッフの配置はシフトや現場での配置の関係から保管すべき情報は多く、依頼先の警備体制によって警備スタッフを多めに配置したり、時間を調整したりすることにも考慮しなければなりません。
そんな細かい情報を、テレワークにおいて紙ベースの管理で共有することは簡単なことではないでしょう。その点、全ての情報を一括してクラウド管理できれば、テレワークで作業する従業員がいてもスムーズに対応できます。
情報の更新が簡単
警備スタッフに関する情報をクラウド管理する5つ目のメリットは、情報の更新が簡単であることです。
紙ベースで情報を保管する場合には、変更があった情報に関連するファイルを探し、該当する情報を更新した上で、更新されたことを関係者に知らせる必要がありました。その際、関係者に変更を知らせるまでにタイムラグが生じる可能性もありますし、変更された情報を必要とする関係者は、自分でそのファイルを探しに行き、内容を確認しなければならないでしょう。
しかし、クラウド管理の場合には、自分の机の上で簡単に更新された情報を確認できます。しかも、変更したい情報は簡単な入力作業ですぐに更新され、複数の従業員が同時に最新情報を閲覧できますので、テレワーク中の情報共有という点でも安心です。
警備スタッフの情報をクラウド管理する際のポイント
実際に警備スタッフの情報をクラウド管理する際の3つのポイントについて説明いたします。
セキュリティ対策は万全か
警備スタッフの情報をクラウド管理する際は、セキュリティ対策が万全かどうかを検討しましょう。
クラウドを導入する際、どんな情報を保管するのかということに加え、その重要性を整理し、それに応じたアクセス制限や運用設計などのセキュリティ対策を考慮する必要があります。クラウド管理の場合、データへのアクセスはインターネットを経由するため、第三者による不正アクセスや情報漏えい、場合によってはデータの改ざんなどリスクへの対策を講じなければなりません。
たとえば、自社製品やサービスのパンフレットやカタログなど、自社のホームページで一般公開している情報は、データの改ざんなどのセキュリティ対策を講ずれば問題ありません。しかし、個人情報でもあり、一般に社外秘とされる勤怠などの情報はアクセスを制御したり、定期的にアクセスログをチェックしたりする必要があるでしょう。
また、企業の顧客リストなど社内でも閲覧が限られたるような情報は、自社の業績や信用に密接に関わるため、暗号化やパスワードなどのセキュリティ対策を設けなければなりません。定期的なバックアップをはじめ、アクセスログのチェックや情報漏えい対策も必要となるでしょう。
警備スタッフに関する情報をクラウド管理する場合には、顧客リストも含まれますので、十分なセキュリティ対策を講ずることが重要です。
システムメンテナンスの手間がかからないか
警備スタッフの情報をクラウド管理する際の2つ目のポイントは、システムメンテナンスに手間がかからないかどうかです。
システムを新たに導入する場合、導入後に何らかのトラブルが発生し、メンテナンスすることを念頭に置く必要があります。便利になるということは、人間が手作業していたことを機械に任せることであり、機械もけっして完全なものではありません。エレベーターや車両などが定期的なメンテナンスによって事故が起きないようするのと同様に、システムも定期的なメンテナンスが必要です。
とはいえ、メンテナンスの度に時間や手間がかかっていては、通常の業務に支障を来すことになるでしょう。また、特に警備スタッフに関する情報は、建物や人員の安全確保という命につながる業務に関わるものですので、ほんの少しの不具合や微調整もおろそかにしてはなりません。
そこで、定期的に実行でき、時間や手間がかからないメンテナンスを検討することが大切です。
警備スタッフが常に最新の情報に更新できるか
警備スタッフの情報を常に最新の状態に更新できるかどうかも、大切なポイントです。
警備業の場合には、警備会社と依頼先、警備会社と警備スタッフという2つの大きなパイプが円滑に作動するよう、システム上で管理しなければなりません。
ここで重要なのは、警備スタッフは、必ずしもデスクワークに慣れているとは限らないということです。なかには、パソコンやシステムについてよく知らないと言う警備スタッフもいるかもしれません。
そんな警備スタッフでも、携帯電話や手持ちのモバイルから簡単に必要な情報を入力し、常に更新できるようなにすることが重要です。
警備スタッフの情報をクラウド管理するなら「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」
警備スタッフの情報をクラウド管理するなら、「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご利用ください。「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は、警備会社が担う警備員、依頼案件、配置、コンプライアンス、勤怠などの警備業の基幹業務を一括してクラウド管理できる警備業向け業務管理システムです。
警備スタッフの情報をクラウド管理するにあたって、本サービスを推奨する理由は主に4つあります。
まず、1つ目は、継続的に品質を向上させているためです。本サービスは、バージョン1をリリースして以来、1万点以上にのぼる改修や修繕および機能拡張を行っており、そのノウハウが全て現バージョンに反映され、警備業界が著しく変化している中でも十分対応できる内容となっています。
2つ目は、受注から会計に至るまでの警備スタッフに関する情報のクラウド管理がワントップで可能であるためです。本サービスは、クライアント向け業務のクラウドサービス「PARTNER」、警備員向け就業クラウドサービス「NEO」、新規応募者のための募集採用クラウドサービス「ENTRY」と連動させると、警備業に特化した情報を総合的に管理できます。
3つ目は、本サービスの業務基幹パッケージを、業務スタイルに合わせてカスタマイズ可能できるためです。警備会社の業務状況に合わせ、十分なヒアリングを行った上で、最適なプログラムの改善を提案いたします。
4つ目は、地域・地理的な問題をクリアし、日本全国において均一の品質サポートを実現しているためです。定期的なアンケートによって品質向上に向けた取り組みを行っています。
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警備スタッフの情報はクラウド管理がおすすめ！
今後、警備スタッフの情報管理は紙ベースよりもクラウドシステムで管理する方が望ましいでしょう。効率的に業務を進められます。また、セキュリティ対策を考慮した上で、メンテナンスに手間がかからず、警備スタッフでも簡単に情報を更新できるようなシステムであることが理想的です。
