警備業向け管理ソフトの重要性。業務効率改善のポイントは
警備業における管理業務は、それぞれの現場に合わせて必要な数の警備員を配置するだけでなく、現場の要望に合ったスキルを持った人材を適切に配置する必要があります。そのほか勤怠管理やスケジュールの調整、会社によっては警備を依頼してくる顧客とのやりとりやクレーム対応など、数多くの仕事をこなさなければなりません。
このように警備業は仕事がハードになりやすいため、業務効率を改善したいと考えている方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、警備業の管理業務に何が必要なのか、改善のポイントについてご紹介していきます。
警備業の業務効率改善のポイント
ここでは業務効率の改善に必要なポイントを3つ、具体例を交えてご紹介します。
無駄な工程を省く
勤怠管理や給与計算、顧客情報、案件別の請求業務など、警備業は多くの情報を扱いますが、例えば、案件や配置状況をホワイトボードなどで管理している場合、記録や集計のために同じ情報をパソコンへ転記する必要があります。それぞれ別の管理ソフトを使っており、ソフト同士が連携されていないといった場合は、ソフトごとにデータを再入力するという作業も発生します。
このような繰り返しの作業は業務効率を下げる要因になるため、アナログ管理からデジタル管理に切り替える、あるいは連携可能なソフトを使うことで、作業工程のスリム化を図りましょう。
また警備業では、上下番の連絡を電話で行う会社も少なくないでしょう。
警備業の内勤者は、電話で受けた上番・下番を勤怠管理ソフトに1つ1つ入力しますが、上番・下番の打刻をスマホを使って現場から直接入力できるソフトを使えば、電話対応と入力作業の2つの工程を省くことができます。
自動化を進める
警備業の業務効率改善を行うにあたって業務の自動化は大変効果的です。特にデータを入力するだけで自動的に集計作業を行ってくれる集計ソフトは、すでに運用中の警備会社も多いかもしれません。しかし、集計のためにデータ入力を手作業で行っていると、どうしても締日に業務が集中してしまうため、内勤スタッフの負担も大きくなってしまいます。
そのような場合、集計作業までワンストップで行ってくれる管理ソフトを使うことで、業務の自動化を図ることができます。
先ほどお伝えしたスマホで勤怠入力が可能な勤怠管理ソフトに、自動集計機能が備わっていれば、現場のスタッフが上下番の報告を行うだけで、あとは自動的にスタッフそれぞれの勤務状況に合わせて給与計算を行ってくれます。同じように、受注・上下番データをもとに請求金額を自動集計できるソフトを利用すれば、毎月の請求業務も効率的に行えるでしょう。
警備会社、警備員、顧客の連携を強める
警備業の業務が非効率になりやすい最も大きな原因は、依頼から手配、稼働といった一連の流れがスムーズに連携されていない点が挙げられます。ここまでお伝えしてきた2つの改善ポイントに共通している点は、それぞれの業務を連携し一元化させることで警備業の業務効率を改善できるということです。
顧客から送られた発注内容が、そのまま警備会社の管理ソフトに受注案件データとして反映されれば、入力作業の手間が省ける上、入力ミスや入力漏れによるトラブルも防ぐことができます。
また警備業は、業務内容によって必要な資格を持った警備員を配置しなければならないため、稼働状況だけでなくスタッフ自身の情報も、常に最新の内容を把握しておかなければなりません。
警備会社と警備スタッフの間でスムーズに情報を共有するためにも、両者がしっかりと連携している必要があるのです。
警備業向け管理ソフトのメリット
警備業の業務効率を改善するために必要なポイントを3つお伝えしましたが、業務効率化を進めるにあたり役立つのが「警備業向け管理ソフト」です。ここでは、一般的な管理ソフトではなく「警備業向け管理ソフト」が必要な理由について、メリットとともにご紹介します。
情報管理が楽
何度もお伝えしているように、警備業で管理する情報はとても膨大です。警備業の依頼内容は多岐に渡りますし、配置する人員も現場の規模によって大きく異なります。また1案件に要する期間も案件ごとに差があり、いくつもの現場が重なれば、その分配置や稼働状況の把握、スケジュール管理も大変です。
一般的な管理ソフトを使った管理方法では、多様な警備業の現場すべてに対応できるとは限りませんし、顧客・現場・警備スタッフといったさまざまな要素が関係してくる警備業のデータを一元管理することは難しいケースも多くあります。
その点、「警備業向け管理ソフト」は警備業に特化した管理ソフトであるため、顧客データ、警備スタッフのデータ、配置状況などを案件情報に紐付けて管理することが可能です。
業務の自動化による内勤者の負担軽減
これまで、案件内容を確認しながらスタッフ情報とスケジュールをチェックし、配置の連絡を行い、上下番報告を受けて勤怠データを入力、さらに急な人員の追加などの際には、稼働状況をチェックして追加人員を手配するなど、配置業務1つとっても警備業の内勤スタッフに大きな負担がかかっていました。また配置業務だけでなく、警備業の内勤スタッフはさまざまな業務を同時進行で行わなければならないため、業務過多や人手不足になりやすいことも警備業が抱える問題の1つでした。
人手が足りないからと内勤スタッフを増やすことにも限界がありますが、これらの問題も、警備業向けの管理ソフトを利用して、解決させることができます。警備業向けの管理ソフトで業務の一部を自動化させることにより、内勤スタッフの負担を軽減させることはもちろん、人手不足の解消にもつながるのです。
警備員の新規採用工数の削減と採用力アップ
警備スタッフを新規募集・採用する場合、自社サイトに求人募集ページを作成したり求人サイトなどを通して募集を行っていた警備会社も多いのではないでしょうか。
しかし、そのような募集業務にも多くの時間と手間がかかる上、求人情報のアップデートに割く時間がなく、情報が古いままになってしまうこともあります。他業種の求人情報を掲載している媒体の場合、求人情報自体が他の情報に埋もれてしまって、なかなか希望者が集まらないということもあるでしょう。
警備業向け管理ソフトでは、受注した案件から自動的に求人サイトを構築してくれるものがあります。案件情報をそのまま募集情報として掲載してくれるため、常に最新の求人情報を提供することができますし、管理の手間もありません。
ミス防止による顧客満足度の向上、警備員の定着率アップ
顧客からの発注データをそのまま案件情報や配置業務に利用できれば、入力ミスや入力漏れといった人的ミスを防ぐことができます。さらに、顧客の要望に合わせた警備員のピックアップや配置がスムーズに行えることで、配置ミスも起こりにくくなるでしょう。
配置方法も、警備業向けに特化した管理システムであれば、「期間別」「日別」「シフト形式」といったようにさまざまな方法で配置可能な上、急な人員の増減にも柔軟に対応可能です。
ミスを減らし的確な人員配置を行うことで、顧客満足度も向上しますし、警備スタッフのスケジュールや希望に沿った配置管理で、警備スタッフの定着率アップも期待できます。
精確で迅速な給与・請求管理の実現
警備業においても、給与の日払い制度は現場のスタッフにとって大変魅力的な制度です。
警備業向け管理ソフトの中にも、日払い制度に対応した給与システムを備えたものがあります。上下番のデータから自動的に給与を算出してくれるため、内勤スタッフの手間なく給与の支払いができますし、もちろん日払いに限らず、週払い、月払いなど締日や支払日に合わせた対応が可能です。各種控除や年末調整、有給付与などに対応した管理ソフトの場合、さらに効率よく給与業務が行えます。
また得意先が増えるにしたがって負担の大きくなりやすい請求業務についても、警備業向け管理ソフトの自動集計を活用すれば、集計ミスや請求漏れを防ぎ、精確な請求業務を行えます。
警備業向け管理ソフトの選び方
警備業に特化した管理ソフトのメリットをお伝えしましたが、具体的にどのような管理ソフトを選べばいいかわからないといった方も多いかもしれません。そこで次に、警備業向け管理ソフトの選び方を3つご紹介します。ぜひ導入の際の参考にしてみてください。
すべての業務を管理できる機能を持つ管理ソフトを選ぶ
警備業向けといっても、管理ソフトによってはスタッフの配置や勤怠管理といった社内向けの業務のみに特化したものも多くあります。業務効率改善のために導入したソフトで対応できない業務があるのでは、改善の効果を実感できず、失敗につながってしまう可能性があります。
そのため管理ソフトを選ぶ際は、自社で行っているすべての業務を管理できるかどうかをポイントに選定しましょう。警備業の業務内容は1号～4号、さらに機械警備とそれぞれ業務内容が異なります。それらすべての業務に対応できるソフトであれば、将来的に警備業務の拡大を検討しているという場合でも、スムーズに対応できるでしょう。
クラウド型の管理ソフトを選ぶ
管理ソフトにはさまざまなタイプがありますが、パソコンにインストールして使うタイプの管理ソフトでは、扱えるデータの量に限界があります。膨大なデータを管理しなければならない警備業で利用する場合、クラウド型の管理ソフトを選びましょう。
クラウド型はデータがネット上で保管される為、扱うデータの量をパソコン自体の容量に左右されることがありませんし、決まったパソコンでしか操作できないといったデメリットがありません。
またクラウド型の管理ソフトを選ぶメリットとして、サーバー構築などの高額な導入費用がいらない点や、ソフトの更新、バックアップなどに費用や時間を割かなくても良いという点が挙げられます。
警備員や顧客にとっても使いやすいソフトを選ぶ
多機能なソフトは、人によっては機能が多すぎて使いにくいと感じたり、操作が難しくて十分に利用できなかったりすることもあります。警備スタッフや顧客が直接入力できる機能を備えた管理ソフトの場合、警備スタッフ用・顧客用の操作画面と内勤者用の操作画面が異なるケースもあります。
またこれまで利用していた管理ソフトから警備業向け管理ソフトに切り替える際は、データを移行させる作業が発生します。そのため警備業向け管理ソフトを選ぶ際は、内勤スタッフの使いやすさだけでなく、警備スタッフや顧客にとっても操作しやすいソフトであるか、データの移行が簡単に行えるかといった点もチェックしておきましょう。
警備業向け管理ソフト「GUARD EXPRESS」
ここで、警備業の管理業務の効率を改善したい方におすすめの管理ソフト「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご紹介します。
「GUARD EXPRESS」は警備業に特化した管理ソフトで、警備スタッフの配置業務はもちろん、日々の勤怠管理や集計作業、得意先ごとの請求業務や新規スタッフの求人業務まで、警備業に必要なあらゆる基幹業務を一元管理できるオールインワンシステムです。1号～4号、機械警備といったあらゆる警備形態が取り扱い可能なことはもちろん、「GUARD EXPRESS」を中心に、クライアント向けサービス「PARTNER」、警備スタッフ向けサービス「NEO」、募集採用サービス「ENTRY」とクラウドで連携することで、より包括的でスムーズな管理業務を実現します。
導入前にはデモンストレーションを行い、導入サポートを行った上で本番運用を開始するという流れを実践しているため、一元管理システムを初めて利用するという方でも安心して導入することができます。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備業の仕事は管理ソフトで業務効率を改善していきましょう
警備の仕事は業務内容が幅広く、専門的なスキルも必要な業種です。24時間365日休みなく稼働するため、管理業務も激務になりやすい職種と言えるでしょう。
しかし適切な配置や管理を行うためには、得意先の要望や現場状況、さらには警備スタッフといったあらゆる情報を把握しなければならないため、時には現場と稼働状況がマッチせず、内勤スタッフは頭を悩ますこともあるかもしれません。
そのような内勤スタッフの業務負担を減らし、ミスのない適切な業務を遂行するためにも、ぜひ警備業に特化した管理ソフトを導入し、業務効率を改善してみてはいかがでしょうか。
