警備会社向けシステムの比較ポイント5選
警備会社のみなさんはどのように警備スタッフを管理しているでしょうか。業務の効率化を図り労働生産性を向上させるためにも、スタッフの情報管理は重要です。警備スタッフ管理のシステム化を検討しているという警備会社も多いのではないでしょうか。
警備会社が管理システムを導入するにあたっては、顧客からの発注と警備スタッフの情報を連携して管理できるよう、導入する前に各製品のサービス内容を十分に比較検討することが大切です。そこで今回は、警備会社向けシステムを比較検討する際に役立つ「警備会社向けシステムの比較ポイント5選」について解説します。
警備会社向けシステムとは
警備会社向けシステムとは、警備スタッフのシフト配置や上番・下番などの報告、顧客の情報や案件ごとの情報など、警備業に関連する一連の業務を自動化するためのソフトウェアのことです。
警備会社が、警備スタッフに関する情報を管理するにあたっては、この業界ならではの課題や問題があります。たとえば、勤怠管理についてです。警備スタッフが勤務する際は、現場に直行直帰することが多く、タイムカードを打刻できません。また、警備スタッフの人数や勤務場所の変更などの関係で、スタッフのシフト配置が難しいという問題もあります。
警備スタッフが上番・下番を報告する時に、管制局に電話が殺到し、担当者が電話の対応に追われることも少なくありません。さらに、勤務場所や締日・残業時間などがバラバラな警備スタッフたちの給与計算はとても複雑です。
これらの業務をすべて紙ベースで管理するとかなり煩雑になりますが、警備会社向けシステムを導入すれば情報を一括管理できるため、手作業によるミスをなくし、一連の作業を簡略化することができます。
警備会社向けシステムの比較ポイント
警備会社が、警備会社向けシステムの導入に向けて各社製品を比較する際、注意すべき点がいくつかあります。この章では、各製品を比較する際の5つのポイントについて、くわしく説明します。
警備業の全業務を網羅できるか
まず、警備業の全業務を網羅できるかどうかを確認しましょう。
警備業の主な業務は、勤怠・シフト・給与に関するものですが、この3つに関連する一連の業務を一括してシステム化しなければ意味がありません。というのも、これらの柱となる業務は、ほかの細かい業務と密接に関わっており、その枝葉となる業務も一括して自動化しなければ業務の効率化は難しいからです。
市場では、「警備業向け基幹システム」「警備業向け勤怠管理システム」「警備業向け管制システム」「警備ソフト」「警備管制統合システム」「警備業基幹システム」「警備マッチングシステム」などの名称で、警備会社向けのシステムが複数提供されています。これらを比較してみると、それぞれの製品に特徴があり、なかには勤怠や給与関連の自動化に特化しているものもあります。
自社の業務改善を目的としてシステムを導入する場合は、各製品を比較検討する際に、警備業の全ての業務を網羅して自動化できるものを選ぶことが大切です。
定期的なアップデートがあるか
システムを比較する際、定期的なアップデートがあるかどうかも重要なポイントといえます。
警備業に限ったことではありませんが、各製品を比較検討して自社の業務に合ったものを導入すれば終了するというわけではありません。むしろ、導入時をスタート地点とし、自社の業務スタイルに合わせて常に改善することが必要です。導入後も、システムを導入する前と比較して課題や改善点があるかを定期的に確認し、必要に応じて、それらの解決のためにアップデートしていかなければなりません。
警備会社向けシステムを比較検討する際は、サービスに定期的なアップデートがあるかどうかも、しっかり確認しましょう。
クラウドに対応しておりセキュリティは万全か
クラウドに対応し、セキュリティが万全かどうかも、システムを比較する際に確認すべき大切なポイントです。
昨今では、多くの業界でインターネットなどのコンピュータネットワークを経由してクラウドサービスを提供している企業が増えています。クラウドサービスは、紙ベースでの管理と比較して、利用者がインフラやソフトウェアを所持していなくても利用できるという点で非常に便利なものです。
しかし、インターネット上で閲覧できるということは、自社の重要な情報が漏えいするリスクがあります。コロナ禍の昨今では、在宅勤務する従業員とオフィスに出勤する従業員とが混在するケースも多く、情報の重要度によって、アクセスの制限や運用の設計なども考慮しなければりません。特に、個人情報や契約内容、顧客リストなど、一般に社外秘といわれる情報は、自社の信頼・信用を維持するためにも、暗号化やパスワードなどの厳重なセキュリティ対策が必要です。
クラウドに対応していること、セキュリティ対策が万全かどうかをしっかり比較して、システムの導入を検討しましょう。
直感的な操作が可能か
自社に警備会社向けシステムを導入する際は、直感的な操作が可能かどうかを比較検討することも大切です。
警備業界では、警備会社、依頼先となる顧客、警備スタッフが、互いに関わって業務を行います。各製品を比較し、自社に最適な製品が見つかっても、警備スタッフが使い方がわからないようでは双方の業務はうまく連動しません。
警備員という仕事は、特に難しいスキルや資格を必要としないため、ほかの業種と比較して就労しやすいという特徴があります。外国人や学生、退職後に生きるモチベーションとして勤務する高齢者など、境遇や就労する理由も千差万別です。外国人なら、漢字が読めない人もいるかもしれませんし、高齢者のなかには、携帯電話やパソコンのアプリ操作が得意でない人もいるでしょう。
また、スタッフのシフト配置や給与・契約に関わる業務では、警備会社と顧客とがうまく連携することが業務の効率化につながります。上番・下番の報告や遅刻・欠勤連絡など、警備スタッフの勤怠管理や、前払いを含めた給与業務も、警備会社の重要な仕事です。さらに、顧客と警備スタッフとが応募や契約の際にスムーズにやり取りできるよう配慮して、速やかにスタッフが就労できるようにしなければなりません。
各システムを比較する際は、警備会社、警備員、顧客が連携できるような使いやすさであるかどうかも確認しましょう。
警備会社向けシステムのメリット
警備会社がシステムを比較する際に、確認すべき5つのポイントを解説しました。この章では、警備会社向けシステムを導入する3つのメリットについて、くわしく説明します。
業務効率の改善
警備会社がシステムを導入するメリットの1つに、業務効率の改善があります。
システムを導入すれば、これまで手作業だった様々な業務を自動化することが可能です。手作業の場合は、警備スタッフが上番・下番を報告する際、大勢が一斉に報告したり、時間が重なったりして電話の対応に追われ、担当者を増員することもあったかもしれません。
そんな手作業と比較して、システムを導入すると、警備スタッフがアプリ操作によって上番・下番を報告でき、その報告をタイムカードの打刻と代替できるようになります。また、締日や日給、時給が異なるケースなど、各案件に合わせた手作業での給与計算は非常に煩雑で、ミスも起こりやすいものです。
しかし、警備会社向けシステムを導入すれば、それらは全て自動で計算され、銀行口座を登録すれば自動振込の手続を取ることもできます。手作業と比較するまでもなく、システムを導入すれば、ミスをなくし、各作業にかかる時間を大幅に短縮できるのです。
コストの削減
コストの削減も、システムを導入することで得られるメリットの1つです。
警備会社が抱えているスタッフの情報は、履歴書やプロフィールだけではありません。個人情報である勤怠や給与、年末調整に関するあらゆる情報の保管が必要です。紙ベースでの管理と比較して、システムで管理する場合は、スタッフや契約に関する情報を印字するコピー代、保管用のファイルや書棚などの備品代、書類を保管する場所代などのコストを削減できます。
また、警備会社は、スタッフの情報に加えて、顧客に関する情報も管理しなければなりません。これらの情報はいずれも社外秘ですので、紙ベースで管理するためには、膨大な数のファイルの持ち出しに対するセキュリティ対策などにコストがかかります。さらに、紙という性質上、汚損や破損、紛失するリスクもあり、それらの修繕や複製にかかる費用や人件費などのコストも考慮しなければなりません。
そんな紙ベースでの管理と比較して、システム上で管理する場合には、警備スタッフや顧客に関する包括的な情報をクラウド上で管理できるため、これらのコストを大幅に削減できます。
働きやすさの向上
働きやすさの向上も、システムを導入するメリットの1つといえるでしょう。
昨今は、コロナ禍により、警備会社に限らず、どの会社も従業員や顧客と気軽に会議やミーティングを開くのが難しい状況です。以前は、確認すべき情報や契約書などの資料は、会議中にコピーして配付すれば済みました。ところが、在宅勤務が増えている現状では、資料をメールなどで送信するケースが増えてきました。そうなると、添付するデータの容量やセキュリティを考えなければなりません。
また、せっかくメールで送信しても、最新の情報に更新されていないというケースもあるでしょう。そのような場合も、システムを導入すれば、警備会社の従業員同士や警備スタッフ、顧客が互いに情報をリアルタイムで共有できるようになります。警備会社の従業員と顧客の担当者が同時に在宅勤務する場合も、それぞれが自分の机の上で最新情報を閲覧することが可能です。
また、紙ベースの管理と比較して、システムで管理すると、ピンポイントで欲しい情報を閲覧するだけでなく、関連情報も閲覧できます。それらの包括的な情報を確認するうちに、これまで見過ごされていたミスや見落としに気づいたり、別の解決策や課題の発見につながったりすることもあるかもしれません。
このように、システム上での管理は、紙ベースで管理する場合と比較して、警備会社、顧客、警備スタッフのいずれもが簡単に情報を更新でき、働きやすさも向上します。
警備会社向けシステムなら「GUARD EXPRESS」
警備会社向けシステムを導入するなら、「GUARD EXPRESS」の導入をご検討ください。「GUARD EXPRESS」は、警備会社向け管理システム、警備業の基幹業務を一括管理できます。
ほかの製品と比較して、「GUARD EXPRESS」には、4つのすぐれた特徴があります。
1つには、警備会社に必要な、スタッフの受注から会計に至るあらゆる情報をワントップで管理できることです。さらに、クライアント向けの「PARTNER」、警備員向けの「NEO」、新規応募者採用向けの「ENTRY」を導入することで、警備会社、顧客、スタッフの業務との連携も可能です。
継続的なメンテナンスが行われていることも、すぐれた特徴の1つです。本サービスは、発売当初からこれまでずっと品質の向上を目指し、およそ1万点にわたる改修や改善、機能拡張を行ってきました。その過程で培われたノウハウは、現在のバージョンに活かされ、メンテナンスの成果によって警備業界の激しい変化にも十分対応できるものとなっています。もし、導入後に警備業に関連する法改正が行われた場合も、定期的なメンテナンスが継続されますのでご安心ください。
3つ目の特徴は、有償で警備会社の業務スタイルに合わせたカスタマイズができる点です。デフォルトの内容では、自社の業務にとって十分ではないというケースも、十分にヒアリングをしたうえで、要望に沿った最適なサービスの提供が可能です。
4つ目の特徴として、均一な品質サポートを提供できる点です。定期的なアンケートによって、地域や地理的な壁を越えて日本全国で品質向上に関する取り組みを実施し、全国どのエリアでも提供されるサービス内容は、ほとんど同一です。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
しっかり比較した上でシステムを選ぼう
紙ベースの管理と比較すると、システム上で管理する方が複数のメリットがあります。特に、現在のコロナ禍では、紙ベースでの管理と比較して、システム上で管理することによって情報を共有しやすく仕事がしやすくなり、労働生産性の向上が期待できます。その上、さまざまなコストの削減も実現できますので、紙ベースでの管理と比較するまでもなく、システム化によって得られるメリットは大きいのではないでしょうか。
とはいえ、各メーカーが開発したシステムの特徴や機能は、全く同じというわけではありません。警備会社向けシステムを導入する場合には、各製品のサービス内容をしっかりと比較した上で、自社の業務に合ったシステムを選びましょう。
