警備会社向けソフトを比較する際に知っておくべきポイント
警備会社の管理業務は、警備員のシフトや配置場所、勤怠管理など多岐にわたります。そのため非常に作業が煩雑で、人の手で管理し続けることに限界を感じる会社も少なくないでしょう。労働人口の減少による人手不足がさらに進むことを考えると、警備会社の管理業務はなるべくIT化しておきたいものです。
そこで今回は、警備会社の管理業務をIT化できるソフトについて、知っておくべきポイントと比較ポイントをご紹介します。
警備会社向けソフトとは
警備会社向けソフトとは、警備スタッフの管理や給与の管理、配置管理など、あらゆる業務に関する情報を一括で管理するシステムのことです。現在はさまざまなソフトが販売されており、導入を検討する会社は、ソフトごとの機能やサポート体制を比較する必要があります。
まずは、ソフトの機能の1つである勤怠管理システムについて考えてみましょう。交通整備などタイムカードを設置できない場所に出勤する警備員は、勤怠システムが整っているかどうかで利便性が異なります。
内勤スタッフが勤怠管理をしている場合、24時間体制で警備にあたっている現場では、警備員が交代するタイミングで電話を受けなければなりません。交代時間がほとんど変わらない場合、一定の時間になると連絡が集中してしまいがちです。電話対応や勤務記録などを行う内勤スタッフの負担は大きいため、人員増加を検討するケースがあるかもしれません。
警備会社向けソフトを利用して管理すると、クラウド上で勤怠チェックをするため、電話対応をする人員は最小限に抑えることができます。そのため、勤怠管理機能の有無は、警備会社向けのソフト導入を考えるうえで重要な比較ポイントといえます。加えて、シフト管理、給与管理、配置場所の管理など、あらゆる情報を一元的にクラウド上で管理できるため、業務負担を大幅な軽減が期待されるでしょう。
しかし、警備会社向けソフトの種類は多く、機能もさまざまなので、自社にとって最適なものを選ぶことが難しいと感じるかもしれません。次に、警備会社向けソフトを比較する際のポイントについて解説します。
警備会社向けソフトを比較する際に知っておくべきポイント
警備会社向けソフトを比較する際に、知っておくべきポイントについて見ていきましょう。
クラウド対応は必須条件
警備会社向けソフトを比較するうえで、クラウド対応は必須条件です。
例えば、上下番の登録がアプリでできると、利便性が格段にあがります。クラウド対応していると、アクセスできる通信機器が限定されていないため、インターネットに接続できる環境と通信機器があれば、いつでもどこでも誰でもアクセスが可能になります。
管理を行う内勤スタッフの手間が省け、警備スタッフも簡単に上下番の報告ができるので、警備会社向けソフトを検討する場合は、クラウド対応の有無を比較しましょう。また、アプリによるサービスも提供している場合、警備員自身のスマートフォンやタブレットを使って打刻ができるようになるため、クラウド対応をしているソフトのなかでも、アプリ対応の有無も比較ポイントです。
べンダーによるアップデートや保守は重要
定期的にベンダーによるアップデートや保守が行われているかも、警備会社向けソフトを選ぶ際の比較ポイントです。なぜなら、警備会社では個人情報や顧客情報などを扱うため、警備会社向けソフトには高度なセキュリティーが求められるためです。
人や物を守ることが主な仕事である警備会社が、情報漏えいしたとなれば、信用を失うことにつながりかねません。顧客からの信頼を失わないためにも、定期的なアップデートをするソフトであるかを比較する必要があります。
複数システムを組み合わせず1つのシステムですべて管理できることが望ましい
一元管理できるシステムかどうかも、警備会社向けソフトを選ぶ際に比較しましょう。なぜなら、警備会社はさまざまな情報を管理しなければならないからです。警備会社が扱う情報は、警備員個人の顔写真や住所、経歴や資格などの情報や顧客からの案件、警備員の配置状況、上下番、給与や請求書などさまざまです。
ソフト導入を検討するのであれば、多くの業務をできる限り一元的に管理できるシステムであるかを比較する必要があります。例えば、勤怠システムと給与システムが別々のために、各部署ごとに対応しなければならない会社について考えてみましょう。その場合、勤務時間を集計後、給与計算を行う部署へ引き継ぐようになります。
勤怠システムと給与システムを連携できるソフトであれば、自動で給与計算が可能ですので、引き継ぎ作業は必要ありません。連携できないソフトと比較すると利便性が高まるといえるでしょう。加えて、夜勤や深夜手当についても、事前に条件を入力することで自動計算できるため、大幅な業務削減につながります。
また、警備会社の内勤スタッフは、警備員に関わるものだけでなく、顧客対応などの業務もあり、事務作業や電話連絡などを行わなければなりません。資料のやりとりなどの業務も発生するので、顧客とクラウド上で連携できると、電話やメールを使った連絡などの業務工程が削減されます。顧客との連携ができないシステムと比較すると、内勤スタッフの業務削減につながりやすいでしょう。顧客にとっても利便性が高まるため、顧客と情報共有できるシステムの有無についても比較したいポイントです。
警備会社向けソフトの比較ポイント
大まかな比較ポイントについてご紹介してきました。警備会社向けソフトについて、より詳しい比較ポイントをお伝えします。
クラウド対応
前述した通り、警備会社向けソフトの比較ポイントであげられるのが、クラウド対応の有無です。クラウド対応を行っていると、いつでもどこでもアクセス可能になるため、利便性が格段にあがります。情報を一元管理できる点も魅力なので、大切な比較ポイントといえるでしょう。
加えて、手作業によるミスを防げる点もクラウド対応のメリットです。例えば、勤怠管理を内勤スタッフが手作業で入力している場合、入力業務に時間がかかるだけでなく、入力したものをチェックするための時間や人件費も必要です。さらに、入力ミスがあれば訂正作業もしなければならないため、時間的コストや人件費が非常にかかります。勤務時間の入力や給与計算などの入力作業が削減できるため、クラウド対応しているソフトを導入する際の比較ポイントとなるでしょう。
また、紙による管理が減ることによって、ペーパーレス化やオフィスの縮小化も可能となり、大きなコストカットにつながる可能性があります。クラウド対応はスタッフの利便性向上に加え、コストカットも可能なため、ソフトを選ぶ際は比較しておきたいポイントです。
サポート体制
警備会社向けソフトを比較するうえで、サポート体制についてもチェックしておく必要があります。導入時のサポートに加え、アフターサービスの有無は、大切な比較ポイントです。
システムの新規導入において、既存の管理体制から移行しなければならない会社は、導入サポートが整っていると安心ですが、ある程度の基本操作を覚えると、さまざまな課題が出てくることが多いでしょう。「もっと簡易的な方法はないか」「もっと使いやすく分かりやすい設定にできないか」といった課題が出てきたときに、気軽に相談できるアフターサービスを提供しているソフトは、導入後も安心して活用できます。
導入サポートだけでなく、運用後のサポートも行っていると、より安心して業務に集中できるため、サポート体制の詳しい内容を比較することはとても大切です。
機能の豊富さ
警備会社向けソフトは、機能の豊富さも比較対象となります。
前述した通り、さまざまな業務を一元管理できる警備会社向けソフトは、利用するメリットがとても大きいです。つまり、より多くの機能が搭載されているソフトの方が、一元管理しやすく利便性が高いことを意味しているため、機能の豊富さは大切な比較ポイントといえます。
警備業に必要な管理業務は、警備員や顧客に関するものに加え、管理や統計に関する資料を保管したり、マイナンバーを管理したりすることなど、警備に関する管理業務は多岐にわたります。これらの管理業務が一元管理できない場合、クラウド上で連携できないため、管理する部署と情報共有するために書類を作成したり、メールや電話で連絡をとったりと、業務工程が増えてしまうかもしれません。
クラウド上で一元管理できると業務工程の削減につながるので、機能の豊富さはソフトを比較するうえで重要なポイントであることがわかります。
操作性
誰もが使いやすい画面構成であることに加え、操作性の高いソフトであるかどうかも、大切な比較ポイントです。
操作に特殊な知識やスキルが必要となると、誰でも利用できるソフトではなくなり、ソフトを扱える人が限定されてしまいかねません。老若男女さまざまなスタッフが在籍している警備会社は、誰でも扱える簡単な操作性である必要があるため、操作性についてはしっかりと比較する必要があるでしょう。
また、カスタマイズができるソフトかどうかも、比較ポイントです。警備会社によって使いやすいシステムが異なる場合があるため、会社ごとに最適なプログラムをカスタマイズできるソフトは、内勤・外勤問わず使いやすい設定が可能となり、操作性を高めることにつながります。
管理業務を簡易化するためにも、ソフトの操作性とカスタマイズの有無は必ず比較しておきたいポイントでしょう。
警備会社向けソフトなら「GUARD EXPRESS」
警備会社向けソフト「GUARD EXPRESS」は、この記事で紹介した警備会社向けソフトの比較ポイントが網羅されたオールインワン型ソフトで、「GUARD EXPRESS」を導入するだけで、業務管理が受注から会計システムまでワンストップとなります。サポートやサービスを安心してご利用いただけるよう継続的なブラッシュアップを行い、また、付帯サービスを充実させることで利便性の向上に努めています。
以下に「GUARD EXPRESS」について簡単にご紹介します。
【継続的なブラッシュアップ】
「GUARD EXPRESS」は、バージョン1をリリースしてから、改修・改善・拡張をした機能は、10,000点以上にのぼります。品質を向上させることに徹底的に取り組んでいるため、変化の多い警備業界に適したソフトの提供が可能です。また、ご要望に合わせてヒアリングを行い、最適なプログラムへ改修しているため、会社ごとに使いやすい画面構成へカスタマイズすることもできます。
【安心のサポート体制とサービス】
クラウド型ソフトのため地域や地理的な問題はなく、日本全国どこでも高い品質のサポートが可能です。支店が全国にある会社でも安心して利用できるでしょう。また、定期的に満足度アンケートを実施し、品質を向上させるための取組も継続的に行っており、常に高品質のサービスを提供できる体制を整えています。
【付帯サービス】
「GUARD EXPRESS」を中心にしたNEO、ENTRY、PARTNER、AGECYなどの付帯サービスを利用することで、利便性が格段に高まります。
NEO（ネオ）は、警備員向けのWebアプリケーションサービスで、警備会社と警備員がリアルタイムで連携できます。勤怠打刻はもちろん、シフト管理、案件検索、給与照会などをシームレスに連携可能です。
PARTNER（パートナー）は、顧客向けコミュニケーションサービスで、発注申請や契約照会、勤怠承認、請求照会などを連携します。ENTRY（エントリー）は、募集採用クラウドサービスで、求人サイトの自動生成から採用比較管理まで一連の新規採用業務をバックアップするサービスです。
AGENCY（エージェンシー）は、「GUARD EXPRESS」を利用する会社の業務代行サービスです。稼働していない警備員や就業見込みのある警備員をリストアップしたり、FAXやNEOで申請された勤怠時間をチェックしたうえで取り込んだりといった業務を代行します。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備会社向けソフトは比較して選ぼう
警備会社向けソフトの導入により大きな業務改革が図れます。ただし、導入の手間を考えると簡単にソフト変更はできません。導入後に後悔しないよう、警備会社向けソフトはしっかりと比較し、自社に合ったソフトを検討しましょう。
