警備業はクラウド管理がおすすめ！クラウド管理のメリット
警備業に限らず、どのような業界の会社も創業時は小さな規模から始めていることでしょう。
規模の拡大に伴い、内勤スタッフも増員してきたという場合、業務のやり方や情報管理について随時見直しを行ってきたでしょうか。人手が不足している業務に対して徐々に人員を増強したことで、人海戦術のまま業務を遂行していませんか。
警備業においてはITを使うことで自動化できたり、人為的なミスを防いだりすることができるようなクラウド管理システムが存在します。本記事では、ITを使って警備業務の効率化を実現できるクラウド管理とクラウドを利用したシステムを利用するメリットについて解説します。
警備業で管理が必要なもの
クラウド管理のメリットを述べる前に、まず、警備業ではどのような情報の管理が必要なのかを整理しましょう。
警備員の個人情報
警備会社は、スタッフの住所や連絡先、経歴などのプロフィールのほか、マイナンバーを管理する必要があります。このように、スタッフ1人につき多くの個人情報を管理する必要があり、スタッフを多く抱える団体は膨大な情報を管理しなくてはなりません。
2015年に改正個人情報保護法が成立し「5,000人分」という区切りが撤廃され、個人情報保護法は全ての事業者に適用されます。具体的には、個人情報について以下の5点のルールが明示されています。
- 個人情報を取得するときのルール
- 個人情報を利用するときのルール
- 個人情報を保管するときのルール
- 個人情報を他人に渡すときのルール
- 本人から個人情報の開示を求められた時のルール
特に3点目の「保管するときのルール」が重要です。顧客情報だけでなく、従業員についての情報も個人情報に該当します。
施錠できる書庫やキャビネットに個人情報の記された書類を保管しているでしょうか。厳重に管理してしまうと、住所や保有資格を確認するときに手間がかかるばかりか、多くのスタッフを抱えている場合は、書類を保管するための大きなスペースも必要になってきます。
管制の状況
警備会社の仕事として最も大切なのは現場にいる人や物の安全を守ることです。警備員の心構えやスキルはもちろん大事ですが、依頼先に適したスタッフを配置する、いわば司令塔の役割を果たす管制業務も非常に重要です。
管制業務は、スタッフを配置するだけでなく、どの人材がどこの現場に配置されているか、出勤状況はどうかといった業務状況を把握し、緊急事態が発生すればサポートをする必要があります。管制担当者が緊急時に迅速にサポートを行うことができるように、多数の案件から即座に情報を検索でき状況が分かるような情報の管理が求められています。
紙やエクセルのシートなどで多数の案件を管理している場合、情報を探すだけで時間と手間がかかってしまうので、効率的な管制業務とはいえない状況です。
警備員の上下番
警備員が仕事の開始と終了を営業所や上司に報告する上下番の管理も重要です。
多くのスタッフを抱える会社の場合、上下番の報告のタイミングが重複する可能性があります。電話で対応している場合は、誰かの報告に対応していたら、別の人の報告に応じることはできません。
警備員にとっても大事な報告ですから、なかなか対応してもらえないとなると困ってしまうでしょう。特に、上番はこれから勤務を開始するタイミングですので、さっと手早く済ませて気持ちよく仕事に臨みたいものです。
また、上下番の管理には正確性が求められます。上下番の報告に電話を利用している場合には電話口で聞いた内容を正しく入力するなど、ミスがないように努めなくては、スタッフの信用を失ってしまいます。
さらに、その上下番の情報から顧客への請求金額を計算していきます。上下番の情報が誤っていると、請求金額にも誤りが生じますので、顧客からの信用も失墜してしまう可能性があります。
規模が大きい会社であればあるほど、多くの上下番情報の管理が必要です。
警備員の給与額
上下番の情報を確認して給与計算をしますが、その給与額の管理も重要です。年末には年末調整の処理なども行いますし、要望があれば給与の前払い処理を行う会社もあるでしょう。給料日となれば、さまざまな内容を記載した給与明細も必要ですね。
多数のスタッフを抱える会社にとっては、給与業務だけでもかなり大変な業務です。
顧客への請求金額と入金状況
警備会社の収入源は、警備業務の依頼主である顧客からの委託費です。どのような事業者にもいえることですが、顧客への請求業務は元より入金状況の管理が重要です。
顧客は施設運営や工事に携わる企業・団体ですので、委託費が支払われないという事態は少ないかもしれません。しかし、未入金であることが分かった場合には、まず、警備会社は自社に落ち度がないかを徹底的に確認する必要があります。いつ、誰が請求書を作成し、発送したのか、請求内容に誤りはないかなどを確認します。顧客に再請求をしたら、実は請求書を発行した警備会社側にミスがあったという場合、請求業務担当者の信用を落とすだけでなく、警備業務までその質を疑われてしまうことになりかねません。
警備業向けクラウド管理システムとは
社会のあらゆる場面でIT化・クラウド化が進み、警備業界にもその波がやってきました。今、PCやタブレット、スマートフォンなどを利用した警備業向けのクラウド管理システムが続々と登場しています。
クラウド管理により、これまでは人力で対応していた業務を驚くほど正確かつスピーディーに進められるため、クラウド管理を導入する会社が増えています。
なぜ警備業では“クラウド管理”がおすすめなのか
警備会社での業務をクラウド化するのにはさまざまなメリットがあります。クラウド管理システムを使うメリットは多数ありますが、多くの会社に期待できる「警備員と顧客」「インターネットならではの利点」「内勤者の業務」と、3つのクラウド管理のメリットを紹介します。
警備員や顧客と連携しやすい
まずは、クラウド管理をすることで警備員や顧客と連携しやすいことが挙げられます。それぞれとどのように連携するかをメリットと共に紹介します。
【警備員との連携】
例えば、警備員が普段使っているスマートフォンに専用のアプリケーションなどをインストールしてもらえば、アプリ経由でやりとりができるため、会社の内勤スタッフと警備員、双方の連絡のための労力を減らすことができます。
アプリ経由でクラウドサーバーに情報を送信すれば、クラウド上にデータが残るので、電話連絡のようにやりとりを記録する必要がなくなります。上下番の報告もアプリのボタン1つ押すだけで完了できます。
個人情報が絡む書類の提出なども、データでやりとりできれば紛失や未配達などの恐れもなく、安全です。
特にITに強くなくても普段利用しているスマートフォンを使ったものであれば、活用してもらえる可能性は高いでしょう。
【顧客との連携】
顧客と専用のシステムなどを用意し連携できれば、メールや電話、FAXなどバラバラの手段でやりとりをしなくて済みます。また、書類なども併せて情報を一元化されていれば、顧客の担当者の業務にかかる労力も減らすことが可能です。
顧客は警備会社だけとやりとりをしているのではなく、さまざまな企業・団体と連絡を取り合っているはずです。スムーズに業務を進められれば、やりとりする負担感が減るので、好印象を持たれるでしょう。本来業務がしっかりしていれば、契約更新や新規案件を検討する際に優位に立てる可能性があります。
インターネットさえ繋がればどこでも利用できる
クラウド型のシステムを採用すれば、管理している情報はクラウドサーバーに保管されるので、インターネットさえ繫ぐことができれば、システムにどこからでもアクセスして利用することが可能です。
例えば、営業担当者が獲得した警備案件を、外出先でモバイルPCを使って即座に入力することも可能です。募集開始の案内をクラウド上にアップし、警備員のスマートフォンアプリから見ることができれば、人員の配置がすぐに決められるかもしれません。見積書なども会社に戻る前に作成することができ、社内にいる上司にクラウド上で確認を取ってもらえれば、外出しているうちに見積書データをクラウド経由で顧客に提出することもできるでしょう。
「依頼したらスピーディーに対応してもらえる警備会社」としての信頼も高まっていくのではないでしょうか。
内勤者が働きやすい
クラウド型のシステムを導入すれば、モバイルPCなどを持ち歩く営業担当者のような外勤者だけでなく、オフィスの内勤者も働きやすくなります。なぜなら、警備員にクラウド上に情報をアップしてもらうので、上下番の報告の電話やメールに備えるような待ち時間や電話応対のための時間が必要なくなるからです。このような時間をクラウド管理により別の業務に割り当てることができるので、業務効率がアップします。
また、テレワークが必要な状況になったとき、オフィス外であってもPCを使ってクラウド上のデータを引き出し、業務を進めることが可能です。データを一元管理できるようなクラウド管理システムを使うのであれば、膨大な情報の中から検索する作業や、データを引用して書類を作成する作業が劇的に簡易化できます。内勤者の業務が軽減されるだけでなく、ミスを起こしにくくなるため、精神的な負担を軽くする効果も期待できるでしょう。
クラウド管理システムを導入することは、働き方改革にもつながっています。
警備業向けクラウド管理システム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」
クラウド型の警備業務向け管理システムを利用すれば、業務効率が上がるだけでなく、人為的なミスから生じるトラブルを防ぐことが可能です。
そこで導入をご検討いただきたいのが警備業向けクラウド管理システム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」です。「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は、これまで述べてきたようなクラウド管理システムのすべてのメリットを享受できるシステムです。案件管理から管制、勤怠管理、給与、請求に至るまで、あらゆる業務をサポートする機能を備えています。
また、顧客向けのシステム「GUARD EXPRESS PARTNER（ガードエクスプレスパートナー）」、警備員向けのアプリケーション「GUARD EXPRESS NEO（ガードエクスプレスネオ）」を活用すれば、顧客や警備員との連携がスムーズになりワンストップで業務を遂行できます。加えて、新規の募集・採用業務の効率を上げたいというニーズに応える「GUARD EXPRESS ENTRY（ガードエクスプレスエントリー）」のシステムも付加することが可能です。
クラウド型の「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」の効果を実感するのは情報の一元化にあります。各システム・アプリから入力された内容は、全て「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」のクラウドサーバーに保管され、さまざまなデータが自動で関連づけされています。
例えば、顧客へ委託料の請求をするときには、警備員の勤怠データなどに基づいて自動で請求金額が算出されます。使用する勤怠データは、あらかじめ「GUARD EXPRESS PARTNER（ガードエクスプレスパートナー）」経由で顧客から承認を受けることができるため、間違いは生じません。顧客はデジタル端末で「GUARD EXPRESS PARTNER（ガードエクスプレスパートナー）」を開き、送られてきた請求データを照会するだけです。
また、「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」で使用するクラウドサーバーのセキュリティ対策についてもご紹介します。ソフト面でファイアウォールなどの侵入防止システムを採用しているほか、ハード面ではサーバーを設置している耐震・耐火建物で、24時間の監視体制を敷いており、無停電電源装置や自家発電設備により約40時間連続で安定した電力の供給が可能です。クラウド管理の高い機能だけでなく、クラウドサーバーのセキュリティの高さも特徴の1つです。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備業は今こそクラウド管理を！
いまだに紙での管理となっている警備会社だけでなく、Excelでの管理やオンプレミス型システムでの管理となっている警備会社でも、クラウド管理に切り替えることで大幅な業務効率化につながります。今、働いている社員の働き改革のため、また、今後の業務の拡大のためにもクラウド管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
