警備業向け勤怠管理システムを使うメリット、導入時の注意点を解説
警備業は、出勤形態や給与の計算が、一般企業とは異なります。
警備会社にとって、警備員の勤怠状況を正確に把握し、適切にシフトを配置することは、簡単ではないでしょう。
とはいえ、警備員のモチベーションを維持するためにも、勤怠状況をしっかり管理し、働きに見合う給料を支払わなければなりません。
警備員それぞれの勤怠を管理しながら、自社作業の効率化を図るには、情報のシステム化が有効です。
そこで今回は、警備業向け勤怠管理システムを使う際のメリットや導入時の注意点について解説します。
勤怠管理システムとは
そもそも、勤怠管理システムとは、警備業に限らず、自社の従業員が仕事を開始し終了するまでを追跡し、監視する機能を持つ仕組みのことをいいます。
企業が、勤怠管理システムを導入するメリットは、各従業員が毎日、どのような労働状況にあるかを正しく把握できることです。
たとえば、毎月、遅刻・早退・欠勤はどの程度なのか、休憩時間はどれくらいなのか、どの程度残業しているかをチェックし、査定の参考にできます。
また、正確に管理することで、従業員が欠勤したり、早退・遅刻したりした場合に、過払いするリスクを減らすことにもなるでしょう。
勤怠管理システムをうまく使うと、企業の人件費を管理することができ、コストの削減も実現できます。
かつては、タイムスタンプが押された紙のカードや、タイムレコーダーを使用した手動システムが主流でした。
ところが、カードの記入もれや書き間違い、レコーダーの打ち損じがなくならないため、段階的に廃止されました。
その後、従業員の手入力ではなく、経理や財務などの給与計算に携わる部門のスタッフが管理する自動化システムに置き換えられました。
昨今では、各従業員がタッチまたはスワイプすることで識別し、作業エリアに出入りする際、勤務時間を記録できる勤怠管理システムも出回っています。
なかには、スマートフォンに搭載されているような静脈リーダーや手の形状、指紋、顔認識などの生体認証やタッチスクリーンのデバイスも存在するようです。
さらに、最新テクノロジーのジオフェンス機能を実装しているアプリケーションベースの勤怠管理システムを導入している業界や企業も存在します。
警備業向けは機能が異なる
勤怠管理システムも、警備業向けは機能が異なるという点に留意しなければなりません。
というのも、警備業の場合には、勤怠管理システムを使用する際、警備業特有の出勤形態や給与計算なども考慮に入れることが重要だからです。
警備業界では、警備員が警備に就く際は、現場に直行直帰することになります。
従って、一般企業のようなオフィスでタイムカードを打刻するスタイルの勤怠管理は、警備業の実態に合っていません。
また、警備業における作業の効率化を図る場合は、警備会社、警備員、派遣先となる顧客の3者が使用することを想定して選んだほうが効果的です。
たとえば、シフトを配置したり、給与を計算したり、派遣契約を締結したりする業務は、警備会社と顧客とが連携できると時間効率を高められます。
一方、警備会社と警備員が連携できるようにすると、上下番の報告業務で、警備会社が対応に追われる、回線が混み合ってつながらないなどの事態を回避できるでしょう。
このほか、警備業界では、顧客と警備員とが契約をスムーズに進めて速やかに就労できるよう配慮することも、警備会社にとっては重要です。
警備業で勤怠管理システムを選ぶ際は、一般企業とは機能が異なることを念頭に置きましょう。
警備業向け勤怠管理システムを使うメリット
警備業は、他の業界とは出勤形態が異なり、警備会社・顧客・警備員の業務が連携できたほうが効果的です。
そんな警備業の事情を考慮したうえで、勤怠管理システムを使う3つのメリットをご紹介します。
上下番に対応している
警備業向け勤怠管理システムを使う一番のメリットは、警備業向けの勤怠管理システムが、上下番に対応していることです。
警備業の場合、警備員が勤務する際に、警備に入る時は上番、終える時は下番を報告しなければなりません。
従来は、警備員が、現場から警備会社の管制局に電話をかけて報告するのが一般的でした。
ところが、何人もの警備員が一斉に報告するため、このようなアナログな方法では、上番報告と下番報告とが重なり、なかなか電話がつながらないケースが生じます。
一方、その時間帯は、管制局の電話が鳴りっぱなしになり、一時的に人員を増やして対応しなければならない事態に陥ることもあるでしょう。
しかし、警備業向けの勤怠管理システムを使えば、警備員は、自分の携帯電話から専用のアプリを経由して管制局に上番・下番を報告することが可能です。
さらに、警備員が上番・下番を報告した日時や場所、報告者に関する情報は、システム上で保管され、追って上番・下番データや案件ごとのデータとして検索できます。
シフト管理がしやすい
警備業専用の勤怠管理システムを使うと、シフト管理がしやすいというのもメリットの1つでしょう。
専門的な資格やスキルがなくても就労しやすいという理由で、警備員の求人に応募する人は、少なくありません。
実際、警備業界では、幅広い年齢層の人が、いろいろな事情を抱えて働いています。
また、警備に入る現場についても、毎回、警備員の数が同じとは限りません。
さらにいえば、たとえ同じ現場であっても、警備に入る人数やシフトを配置する警備員に求められるキャリアや経歴など、条件が付帯される場合もあるでしょう。
警備会社にとって、そんな警備員や現場の事情を考慮に入れて、適切にシフト管理することは、けっして簡単ではありません。
ところが、警備業向けの勤怠管理システムを使うと、各現場に合う条件と警備員の出勤予定やキャリア・経歴とを自動で照合検索できるため、シフトが管理しやすくなります。
給与管理ができる
給与管理ができるのも、警備業向けの勤務管理システムを使うメリットの1つです。
警備会社にとって、給与の管理と上下番の管理は、業務上、必要不可欠なものであり、多岐にわたる業務の中でも、かなり大きなウエイトを占めているのではないでしょうか。
特に、警備業の場合は、顧客や警備員によって日払いや週払い、月払いなど、締日や支払い日が異なるという、警備業界ならではの特殊事情も考慮せねばなりません。
警備業向けの勤怠管理システムを使えば、締日や支払い、時給などがバラバラで煩雑な計算を要するケースも、手作業による計算ミスなどなく自動で給与を計算します。
もちろん、それらの算出データをシステム上で保管し、給与振込の手続きに連動することも可能です。
警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点
警備業向けの勤怠管理システムを使うと、多くのメリットがありますが、警備業向けであれば、どんなものでもよいかというと、そうではありません。
警備業向けの勤怠管理システムにも、上下番の報告に特化したものや給与管理に特化しているもの、警備会社の業務に特化しているものなどの特徴があります。
もし、警備会社が自社業務の効率化を図る目的で導入を検討している場合は、ニーズに合った勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
企業規模に合っているか
まず、警備業向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、企業規模に合っているかどうかを検討しましょう。
警備員の登録者数が多く、顧客や現場が複数ある場合には、自社の規模に合わせて汎用性の広いシステムを選ぶことが重要です。
警備員の登録者数が多い企業では、上下番の報告も多くなり、締日や支払日が異なるケースも増えることから、それだけ給与計算もより煩雑になります。
また、顧客や派遣現場が多ければ、各警備員に関する契約内容や就労状況をすぐに確認できたほうが業務を円滑に進められるでしょう。
特に、警備業では、顧客と警備員間での契約をスムーズに進め、すぐに就労できる環境を整えることも警備会社の役目になります。
企業規模が大きいと、警備業の要となる上下番や給与の管理から派生する業務が多いという点も考慮に入れて選びましょう。
勤怠管理以外の機能があるか
警備業向けの勤怠管理システムを選ぶ際には、勤怠管理以外の機能があるかについても、検討した方がよいでしょう。
警備員の欠勤・遅刻・早退など、勤務状況を管理することは、警備会社にとって必要最低限の業務です。
このほかに、毎日の上下番報告を管理したり、警備員のシフトを配置したりするなどのルーチンワークもあります。
さらに、顧客と警備員との契約を進めたり、警備員のキャリアや経歴を含めたあらゆる情報を管理したり、求人募集に対応したりすることも、警備会社の担う業務です。
これらの業務は、警備会社・顧客・警備員が密接に関わることから、3者がうまく連携してこそ、初めて業務全体の効率化が実現できます。
せっかくシステムを導入しても、勤怠管理の機能だけに特化していれば、3者の業務を連動することができず、期待していたような効果が上がらないかもしれません。
システムを導入する際は、勤怠管理以外にどんな機能があったほうが良いかを事前に確認しておきましょう。
サブスクか買い切りか
サブスク（サブスクリプション）か買い切りかということも、警備業向け勤怠管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。
買い取りの場合は、ソフトウェアを購入後、ユーザーは、バージョンアップやサポートの度に保守料金などの追加料金を支払えば、永続的に使用できます。
一方、ビデオ・オン・デマンドの定額制動画配信などでよく知られているサブスク（サブスクリプション）の料金形態は、コンピュータ用のソフトウェアにも、月額利用の年間契約使用料をとして導入されています。
サブスクにすると、ユーザーは月や年ごとに契約して利用料金を支払いますが、期間内のバージョンアップなどによる追加料金は、一切かかりません。
サブスクの大きなメリットは、ソフトウェアを使用する際の全費用は、ランニングコストに含まれるため、初期費用がかからないことです。
さらに、クラウドサービスを利用することで、自社に専用のサーバーを設置したり、ソフトウェアを開発したりする必要もありません。
これから警備業向け勤怠管理システムを導入するという企業の場合は、サブスクで利用するか買い切りで所有するか、自社に合った購入方法を検討しましょう。
勤怠管理システムならGUARD EXPRESS
警備業向け勤怠管理システムの導入を検討されているなら、「GUARD EXPRESS」を推奨します。
同システムは、警備業に特化しており、勤怠管理を中心とする警備業の基幹業務を一括で管理することが可能です。
この「GUARD EXPRESS」には、5つのすぐれた特徴があります。
まず、大きな特徴は、警備業に必要な警備員に関する情報、依頼案件、シフトの配置、コンプライアンスなど、あらゆる業務に関連する情報をワントップで管理できることです。
また、下記の3つのソフトをあわせて導入いただくことで、警備会社・顧客・警備員の警備業における各業務を連携でき、汎用性が広がるという特徴もあります。
1.クライアント向け：「PARTNER」
2.警備員向け：「NEO」
3.新規応募者採用向け：「ENTRY」
3つ目の特徴は、サブスクと買い切りか、システムを導入する際にいずれかの購入方法を選択できることです。
導入するプランによって若干異なりますが、この2つの総コストは、およそ2年が分岐となります。
初期費用をかけたくない場合や、資産計上ではなく経費計上にしたい場合など、自社の状況に応じた購入方法の選択が可能です。
さらに、継続的なメンテナンスがあることも、特徴の1つです。
これまでにも何度か、警備業に関連する労働基準法上の大きな法改正が実施されました。
そんな法改正の対応に加え、同システムは発売されて以降、常に品質を向上させるために1万点以上の改修や改善、機能の拡張が行われています。
変化の激しい警備業に特化した勤怠管理システムだからこそ、これまでの過程で培われたノウハウを現在も踏襲し、今後、何らかの改正等があった場合も迅速な対応が可能です。
5つ目の特徴は、有償になりますが、企業で行う独自の業務スタイルに合わせてカスタマイズできることです。
企業規模によっては、支社や顧客との連携に伴い、自社にサーバーを設置しない運営や一部の業務が定型の設計では充当できないなど、特殊な事情もあるでしょう。
そのようなケースも、事前に十分なヒアリングを行ったうえで、より最適なシステムを提供できます。
まとめ
現在も、自社業務の一部に手動システムを含んでいるなどの理由から、警備業向け勤怠管理システムの導入を検討している企業もいらっしゃるかもしれません。
これから導入するのであれば、あらゆる警備業の基幹業務を搭載し、顧客・警備員の業務や求人募集などの各業務を連動できる汎用性の広いものがおすすめです。
もし、自社の作業効率を高め、きめ細やかなサービスを提供できる勤怠管理システムをお探しなら、購入方法を選択できる「GUARD EXPRESS」を導入されてはいかがでしょうか。
