警備会社におけるあらゆる“管理”を楽にする！システム活用のポイント
警備会社では日々、多種多様な管理の仕事が発生しています。では、それをどのように行えば楽にしていけるかとお考えの担当者の方も居るでしょう。
これからの時代、警備業界もデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が求められ、これまでアナログ作業の多かった警備会社において、システムの活用が重要になってきています。
こちらの記事では、警備会社における多種多様な管理の仕事を楽にできるシステム活用のポイントについてご紹介していきましょう。
警備会社における多種多様な管理
警備会社の顔として活躍をしてくれる警備員の管理こそ、警備会社における重要な業務と言えますが、一言に「管理」と言っても多種多様に渡ります。
警備員の業務形態は、警備先に誰かしらが24時間体制で常駐していることが多いです。そのため警備会社も、24時間さまざまな現場で勤務する警備員について把握しておかなければなりません。警備員の管理とは、警備先に直接出勤して仕事をこなし退勤する警備員の出退勤についてはもちろん、シフト勤務がスムーズに運用されているかや労働時間が遵守されているかといったことです。
他にも、警備先へ派遣する警備員の選定にシフト管理、経理関係といったいわゆるバックオフィスの業務を警備会社は一手に対応しています。多くの警備員、警備先を抱えている警備会社の場合、その量は膨大で、アナログ作業ではとても対応しきれないでしょう。システムを導入していたとしても、各部署でバラバラのシステムを利用していたり、連携が取れていない場合、膨大な量の仕事をスムーズに処理していくことは困難といえます。
もしシステム導入について検討する部門と、実際に作業を行っている部門が異なった場合、作業者が本当に求めている機能に気がつけなかったといったことがあってはいけません。そこで導入するべきシステムはどのような機能が必要であるかを把握するため、多種多様な警備会社の管理をする仕事の内容についてそれぞれ紹介していきましょう。
警備員の管理
警備員は24時間いつでも誰かしらが勤務しています。そのような警備会社だからこそ「警備員の管理」は重要な仕事です。管制業務を行うスタッフから離れた場所で勤務する自社の警備員の状況について、警備会社はしっかりと把握できてなければいけません。
アナログ作業では情報が散らかってしまうリスクがあったり、警備会社のスタッフ全体で状況が把握できないといったリスクの発生が考えられます。しかしシステムがあれば、一目瞭然で誰でも警備員の状況を把握できるでしょう。
警備先の管理
2つ目は「警備先の管理」をきちんと行って、警備先の詳細を知っておくことが大切です。
警備員をどの警備先に配属するかは双方の条件が合っているかが重要になってきます。仕事内容はもちろん、実務経験の期間や通勤範囲内であるか、希望勤務地なのか、希望の勤務時間帯であるかといったさまざまな条件が絡み合います。
それらの情報をアナログ作業で進めていこうと思うと、資料がいくつも必要だったり、本当に条件の合う人材を見逃してしまうといったこともあるかもしれません。しかし「警備先の管理」をシステムで行っていれば、自動的に条件の合う人材をマッチングすることができるでしょう。
シフト配置の管理
警備会社では「シフト配置の管理」はとても重要です。警備員の仕事のほとんどは24時間体制でシフトを組んで行っています。
希望休みや突発休みなどもありながら、シフトに穴が開かないように調整することをアナログで行うことは頭を悩ませる場合も多いでしょう。しかしシステムがあれば、自動的にシフト配置の管理ができるでしょう。
上下番の管理
警備員の勤怠を把握するための「上下番の管理」も重要で大変な業務です。警備員は勤務先に出社し、帰宅する勤務形態が多く、現場に到着したかや勤務の開始、終了を警備会社に勤怠連絡として行う必要があります。
警備先に到着後、勤務開始を報告する「上番」、勤務終了の報告「下番」は勤務が発生する度におこなう大変重要な作業です。報告は電話、FAX、メールを利用している警備会社が多いですが、つい連絡を入れることを忘れてしまったり、送ったつもりがエラーが起きていたり、電話がつながりにくいといった問題もあります。
警備会社からすると、誰から連絡が来ているか、来ていないのかアナログ作業では集計の負担もかかり、ミスが起きないように気を使う作業です。しかしシステムがあればそれだけで上下番の連絡を受信し、管理も簡単に行うことができるでしょう。
労働時間の管理
「労働時間の管理」ももちろんきちんと把握しなければならない仕事です。
警備員によって同じ警備先でシフト制で長く働く人材、日によって違う現場で働く人材など勤務時間、勤務場所、勤務条件は1ヶ月の中でも日によって、人によって異なります。他にも残業をしすぎていないか、きちんと勤務できているのかといった警備員の適切な労働時間を遵守するためには、警備会社による労働時間の管理が大切です。
何パターンもの勤務形態の労働時間をアナログ作業で集計していては多くの工数がかかります。しかしシステムが「労働時間の管理」も簡単に行うことができるでしょう。
給与計算の管理
どの仕事もミス無く行うことが前提ですが「給与計算の管理」はその中でも特に重要です。シフト制で夜勤があったり、人材によって勤務時間が異なったり、地域によって賃金が異なることはもちろん、正規雇用の警備員の場合は階級制度により給与が異なっています。警備業で利用できる資格保有者であれば資格手当が付く場合もあるでしょう。
そのため、人によって給与が異なるため給与計算は毎月発生する大変で大掛かりな作業です。しかしシステムがあれば、さまざまな情報を集約してくれるので給与計算の管理を簡単に行うことができるでしょう。
請求管理
「請求管理」ができるシステムも必要です。警備先の企業に警備派遣料の請求を行う作業は毎月発生します。多くの派遣先を請け負っている警備会社の場合、その量は膨大で派遣先の把握も大変です。
しかしシステムがあれば、請求管理を簡単に行うことができるでしょう。
コンプライアンスの管理
「コンプライアンスの管理」のできるシステムも必要です。警備会社では、警備計画書、警備指令書、警備業契約締結前書面（1号および2号）など仕事に必要な書類を法令に順守した形で作成する必要があります。
システムが導入されていれば、それらの書類を作成、管理することも容易になるため、コンプライアンスの管理を簡単に行うことができるでしょう。
売上の管理
最後はミスなく行いたい「売上の管理」です。各警備先企業からの売上を毎月管理する必要があります。警備先の数が多ければ、派遣している人数が多ければ多いほどその作業量は膨大になります。
しかしシステムがあれば、売上の管理を簡単に行うことができるでしょう。
警備会社における“管理”を楽にするシステムとは？
警備会社にはさまざまな管理業務があり、システムの導入が必要であることをご理解いただけたと思います。しかしシステムなら何でも良いというわけではありません。
全てを一元で管理できるシステムであることが重要です。全ての業務内容を紐付けることが容易になり、業務が効率化されることで楽になります。
警備会社向け管理システム活用のポイント
バックオフィス向けの管理システムというものは多々ありますが、警備会社ならば「警備会社向けのシステム」を導入することが重要なポイントの一つです。
警備会社はさまざまな情報を管理する必要があります。警備員に関する情報は個人情報はもちろん、警備員の配属状況、上下番、給与の計算やその情報などです。また、警備先についての情報や警備先と発生する契約書や請求書といった書類の管理もあります。警備員から毎日の上下番の報告を把握し、集計することで給与計算までもをまとめできるようになったり、たびたび発生する配置換えや人員補充の対応などが行えることで警備会社の負担を削減することができるでしょう。システムがスマートフォンやタブレットで利用できれば警備員自身も上下番報告が簡易的になり、わずらわしさがなくなるでしょう。
警備会社向け管理システム活用のポイントは、警備会社も警備員も双方の作業負荷を減らし、より合理的に管理することができるということです。
あらゆる業務を管理できるシステムを選ぶ
警備会社で利用する管理システムは、あらゆる業務に対応している必要があります。
例えば勤怠システムと給与システムがそれぞれ別のシステムを利用しており互換性が悪い場合、情報をその都度入力する必要がでてくるかもしれません。しかし、一元化されたシステムであれば、勤怠システムに入力された情報から自動で給与計算が可能で、二度手間を防ぐことができます。夜勤手当や残業手当、資格や役職手当なども事前に情報を入力しておけば自動計算してくれ、給与計算の担当者にかかっていた負荷の削減が期待できるでしょう。
警備会社・警備員・警備先の三者が連携して活用する
警備会社向け管理システムは、警備会社・警備員・警備先の三者が連携して活用できることもポイントの一つになります。三者が連携して活用することで、スムーズな情報共有の場が実現するでしょう。
警備会社で警備員を管理するバックオフィスのメンバーは、実際に警備員が勤務する現場とは異なる場所にいるため実情が把握しづらいという懸念点があります。そのため警備会社・警備員・警備先で情報を共有できることが大切です。
例えば上番報告を電話で行う場合、警備員から警備会社への一方通行の連絡のみになります。電話を受けた警備会社も、その情報を反映する先がアナログな場所であれば、警備会社の他のメンバーがその情報を得るには、情報を反映した人に確認する必要があるかもしれません。警備先も警備員の出勤状況をたまたま顔を合わせることがなかった場合、出勤しているのかしていないのか判断がつかないこともあります。
しかしシステムに上番報告を登録し、そこに担当者の誰でも確認しにいくことができれば、そういった手間や不安から開放されるでしょう。システムを導入することで3者間でスムーズな情報共有ができれば、信頼関係も良くなり、もし何か起きた場合でも、情報が明確なのですぐに対象することができるようになります。
クラウドに対応したシステムで働き方の改善も
前途の3者間で共有できるシステムはクラウドサービスに対応しているものを選ぶこともポイントです。
クラウドサービスのあるシステムはいつでもどこでもアクセスが可能になります。そのため、どこにいても情報の登録や閲覧ができ、利便性があがるでしょう。また、クラウドサービスの提供があれば、情報を一元管理できるというポイントもあります。
またシステムがクラウド対応していることで、紙ベースの書類を減らせるというメリットがあります。紙ベースの書類の削減に加え、コロナ禍になりペーパーレスと押印作業をなくしたいという声はどんどん高まりました。クラウド対応していれば書類は全てクラウド上で閲覧、保管できますし、押印も電子印鑑で対応することもできます。
紙での保管がなくなれば、それを整理する手間、保管する手間、そして保管する場所の削減ができます。また、保管場所を一定の人しか知らないといった情報のレガシー化が起きる原因を解消することにもなるでしょう。クラウド上に保管するだけで、誰でもアクセスできるようになり、共有の手間が省け、働き方の改善に繋がります。
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システムを活用してあらゆる“管理”を楽にしよう
システムを活用することで、警備会社の管理業務が楽になることはおわかりいただけたかと思います。多くの企業は今、働き方改革でリモートワークを取り入れたり、業務効率化で労働時間削減をどのようにすればできるのか取り組んでいるでしょう。「GUARD EXPRESS」を導入することで業務の効率化を目指し、警備会社の負担軽減にお役立てください。
