警備会社のタイムカード改革！アナログからクラウドへ移行するメリット
電話などのアナログなツールを使って警備会社に上下番の連絡を行い、連絡を受けた警備会社の内勤担当者がその内容を一件一件手入力で登録していく、という従来通りの属人的なやり方でタイムカードの管理を行っている警備会社も多く存在するのではないでしょうか。
実は、手作業によって勤怠を確認するという一般的な警備会社のタイムカード管理の方法を、クラウドで管理するやり方に移行することで、より効率的かつ確実に管理することが可能となるのです。
今回は、警備会社におけるタイムカードのチェックや集計といった管理業務を、クラウドに移行させることによって得られるメリットについて、詳しく解説していきたいと思います。
警備会社のタイムカード、いまだにアナログな方法ですか？
警備会社が警備員をクライアント先に派遣する際に必ず発生する業務が、上下番連絡への応対です。上下番の内容を確認し、正確に勤怠の状況を把握することは、給与計算に必要なだけでなく、警備員が時間通りに現場に到着できているかという確認の意味でも欠かすことができないものです。
しかし、実際にはアナログなやり方による非効率なやり方を続けていることで、内勤者が煩雑な作業に忙殺されてしまってはいないでしょうか。警備会社で常態化してしまっているアナログな手段でのタイムカード管理の方法について、その実情と課題を見ていきましょう。
電話
タイムカードの管理手段として、大多数の警備会社で取り入れられているのが電話連絡による確認でしょう。派遣先の現場に到着し業務を開始するタイミングと、業務を終了したタイミングで警備会社に上下番を電話で伝えます。
電話1本で報告が済むのは便利に思えますが、上下番の連絡が集中する時間帯には回線が込み合って警備会社に電話がつながりにくい、連絡がつかないため業務が開始できない、といった不満に繋がる可能性があります。
また、警備会社の内勤者も電話への対応に追われる、上下番の情報をパソコン上に入力し直す、あるいは紙の帳票に転記する、といった業務負担がかかるのです。さらに、情報を手で入力する際に誤記入・入力漏れといったケアレスミスが発生する可能性が避けられない点も、電話を使ってタイムカードを管理することのデメリットだと言えるでしょう。
メール
上下番報告をメールで行っている警備会社もあります。上下番をメールを使って報告するやり方であれば、電話のように回線が込み合って警備会社と連絡が取れないといった問題は生じませんし、内勤者が電話対応にかかりきりになってしまう、ということもありません。
一見便利な手段に思えるメ―ルですが、上下番の報告内容をパソコンに入力し直す作業は電話の場合と同様に発生しますし、入力漏れや誤記入といったケアレスミスと隣り合わせである点も、電話と変わりありません。また、上下番報告のためのメールが大量の他のメールに埋もれて見落としてしまったり、通信状況が悪くうまく送受信できなかったり、といったトラブルも起こりうると考えられます。
伝票や日報
最後に、伝票や日報をタイムカードとして活用するやり方があります。伝票や日報は業務終了時に記入し、毎日、もしくは決められた一定の日に警備会社へ提出するものですが、この伝票や日報への記載内容をもとに上下番を把握し、タイムカードの代わりとするやり方です。
伝票や日報は定期的に警備会社へ提出するため連絡漏れを防げますし、業務に就くたびに警備会社へ電話をかけたり、メールを送信したりする煩わしさからも解放されます。警備会社の内勤者も上下番の連絡が寄せられる都度、個別に対処しなくてよいですし、日報の内容確認と同時にタイムカード情報をチェックできるので合理的です。
一方で、依然としてパソコンへ入力し直す手間や、日報の提出忘れ・記入漏れといった問題を完全に排除することはできません。さらに、終業時、もしくは月に数回の提出日にまとめて提出する日報で勤怠の状況を確認していたのでは、リアルタイムでの就業状況の把握が難しく、急な欠員への対応が後手に回ってしまうなどといった状況も発生しうるでしょう。
警備会社向けクラウド管理システムとは
業務に就くたびに上下番の連絡を行う手間や、上下番の連絡に一件一件対処する内勤者の作業負荷、連絡漏れや報告内容のパソコンへの入力ミスなど、従来からのアナログなやり方によるタイムカードの確認作業には様々な問題が付きまといます。
アナログな手段でのタイムカード管理が抱える属人的な問題を解決できるツールとして、今多くの警備会社が注目し、取り入れ始めているのが、警備業務に特化した警備会社向けのクラウド型業務管理システムです。
警備業の基幹業務に対応した管理システムとは、勤怠管理や給与の計算、案件管理など、一般的な会社が抱える基幹業務を、さらに警備会社の実務に即した形でパッケージ化した管理システムのことです。警備会社に特有の勤怠管理スタイルに即した管理システムを採用することで、警備会社の煩雑な作業の効率を上げ、タイムカードを管理する上で発生しうる様々な作業や属人的なミスの削減を実現することができるのです。
警備会社がタイムカードをクラウド化するメリット
警備会社特有の業務スタイルに対応したシステムを取り入れることで、タイムカードに関する作業をスリム化できるとは言っても、具体的にどのようなメリットがあるのかわからないという方も多いかもしれません。そこで、ここからは警備会社がタイムカードをクラウド上で管理することで得られるメリットについて、順に見ていくことにしましょう。
上下番を管理する内勤者の負担が軽減する
タイムカードに関する作業をクラウド上で処理できるようになれば、スマートフォンやタブレットから簡単に上下番連絡を行うことができ、そのデータは自動的にシステムへ連携されます。クラウドに移行することで、内勤者が電話やメールに対処する手間、勤怠データをパソコンに入力する手間、ケアレスミスを修正する手間など、様々な手間を大幅に軽減できるのです。
警備会社がタイムカード管理をクラウドに移行することは、内勤者の負担を圧倒的に軽減することに繋がると言えます。
時刻の記入漏れを防ぎやすい
タイムカードを管理する上で、最も重要な情報の一つが始業・終業の時刻ですが、アナログな連絡手段による上下番の報告では、始業・終業時刻の記入をし忘れてしまう可能性があります。時刻の記入漏れがあった場合に、警備会社の内勤者が改めて時刻を確認しようとしても、正確な時刻がわからない、時間が経って忘れてしまった、といった事態も起こりえますし、何よりも正確な始業・終業時刻を確認することに時間がかかり、集計作業を進められないというのは内勤者にとって大きなストレスになることでしょう。
タイムカードをクラウドに移行すれば、タイムカードを申請するタイミングで自動的に始業・終業時刻を打刻することができますから、時刻を記入し忘れる心配もなく、タイムカードをスムーズに管理することができるのです。
警備員の手間を省ける
警備員にとっても電話等での上下番報告は手間に感じられるものであり、Web上で簡単に上下番報告を行えるタイムカードのクラウド化は大きなメリットとなるでしょう。アナログな方法では、毎回警備会社に電話やメールをする手間に加え、なかなか電話がつながらない、メールがきちんと担当者に届いているか不安といった状況が続くことで、警備会社に対する不満が生まれてしまうことも懸念されます。
クラウド上でタイムカードを管理すれば、電話回線の混雑やメール文章作成の煩わしさ、伝票・日報作成の手間を省くことができ、スマートフォンやタブレットからミスなくスムーズな上下番報告を行えるようになるのです。
タイムカードのクラウド移行は、警備員を毎回の上下番報告のストレスから解放し、さらに業務に対するモチベーションの向上や、警備会社への満足度の高まりといった効果ももたらすことでしょう。
給与計算や労働時間の管理が簡単
タイムカードをクラウド管理することは、給与計算業務や労働時間管理を大幅にスリム化させることにもつながります。
報告を受けた上下番のデータは、自動的にクラウド上に保存されます。給与を計算する際にはクラウド保存されている勤怠データを紐づければよいだけなので、改めて集計・計算する手間を省くことができるのです。
また、タイムカードの内容をクラウド上に自動で保存できるということは、日によって異なる現場で働く警備員の労働時間や、時間外労働時間の把握が容易になる、ということも意味します。
タイムカードをクラウド化することで、一人一人の勤怠状況を手作業で照合・入力し、トータルの労働時間を集計した上で改めて給与を計算する、という二度手間がすべて不要なものとなるでしょう。
コストの削減に繋がる
タイムカードをクラウド管理することのメリットは、単に警備会社の内勤者や警備員の手間や労働時間を減らせる、ということにとどまりません。タイムカードをクラウド化すると、勤怠管理に関する様々なコストの削減にも繋がるのです。
まず、警備会社の内勤者が上下番報告に対応する時間を減らすことで、それまで費やしていたアナログな連絡手段による対応時間分の人的コスト削減が可能になります。さらに、タイムカード情報を紙ベースで保管している場合、クラウド化してペーパーレスを実現すれば、紙代や印刷代、保管に必要なキャビネット代などもかかりません。
クラウド上でタイムカードを管理することによって削減したコストを、クライアントのフォローや新たな提案、新規取引先の開拓など、より生産性の高い業務に振り向けられれば、コスト削減以上の大きな効果が得られることでしょう。
警備会社のタイムカードをクラウド化するなら「GUARD EXPRESS」
「GUARD EXPRESS」は、数ある業務管理システムの中でも、警備会社の基幹業務に特化したオールインワンシステムです。日々異なる現場、異なる時間帯で業務に就くという業界特有の働き方への対応が求められる警備会社において、複雑な勤怠管理を自動で行うことができ、タイムカードのデータをクラウド上で管理、給与の計算や集計作業も簡単に行える「GUARD EXPRESS」を活用すれば、作業効率の大幅な向上が可能となるのです。
「GUARD EXPRESS」を活用したタイムカード管理では、まず警備員が「GUARD EXPRESS NEO」というWebアプリケーションサービスを利用して上下番の登録を行います。アプリを通じてタイムカードの打刻を行うことで、電話やメール、日報による上下番報告の煩わしさから解放され、ストレスなくスムーズに報告を行うことができるのです。
そして、「NEO」を通じて申請されたタイムカード情報は「GUARD EXPRESS」に自動的に連携されるため、内勤者がタイムカードのデータを一つ一つ手入力したり、集計したりといった作業をすべて省くことが可能となります。
さらに派遣先であるクライアントも、「GUARD EXPRESS」の付帯サービス「GUARD EXPRESS PARTNER」を使って、Web上で申請された勤怠を確認・承認でき、承認作業を大幅にスピードアップさせられるのです。クライアントが「PARTNER」上で勤怠を承認すると、「GUARD EXPRESS」にも自動的にデータが紐づけられ、承認済みの勤怠実績のみが取り込まれるので、警備会社はデータの照合や確認といった作業に追われることもありません。
警備会社のみならず、警備員にとっても、そしてクライアントにとっても、使い勝手が良くメリットの大きいタイムカード管理の在り方、それが「GUARD EXPRESS」です。
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警備会社は今すぐタイムカードをクラウドへ！
アナログなタイムカード管理のやり方から脱却し、クラウド化を進めることは、警備会社の内勤者が抱える業務負荷の削減や上下番報告の利便性向上、属人的なケアレスミスの回避や無駄なコストの削減など、多くのメリットに繋がることがおわかりいただけたかと思います。
また、タイムカードをクラウド上で管理するメリットは、目の前の課題を解決できるという点だけではありません。クラウド化により業務を大幅にスリム化できれば、今まで手が回っていなかったクライアントへの提案活動や警備員へのフォロー活動、新規顧客の獲得など、将来的な業績アップや従業員満足度の向上といった効果も望めるのです。
長期的な視点からも多くのメリットを生みだす可能性を秘めた業務管理システムを導入し、クラウド上でのタイムカード管理にシフトすることで、警備会社、警備員、クライアントすべての業務を効率化し、生産性をさらに高めていきましょう。
