契約の電子化による警備業へのメリットは？電子化に今すぐ対応しよう
警備業を営んでいる企業では、多数在籍している警備員一人ひとりにパソコンを貸与しているわけではないため、やりとりが伴う管理業務はどうしてもアナログ作業になりがちです。
今はほとんどの人がスマートフォンを持っているため、自宅にパソコンがなくても不便がないという人も多くいます。
しかし警備員を配置する際に発生する契約業務は、個人のスマートフォンで内容確認のデータを送ることに制限があったり、送ることができても締結をする際は書類にサインや押印が必要と、どうしても印刷する必要があるでしょう。
自宅へ必要な書類を郵送するといっても、警備員の勤務時間は長時間に及ぶことが多く、確認、返送の作業を待っているのはスムーズではありません。
警備先の企業に郵送しても、勤務形態によっては確認する時間がとれないこともあるでしょう。
昨今、働き方改革やコロナ禍によるリモートワークの活発化、デジタルトランスフォーメーション（DX）やコスト削減、環境配慮などから書類の電子化は進んでおり、それは警備業も例外ではありません。
警備業において契約を電子化するメリットというものはどのようなものがあり、どう対処すれば電子化をすることができるのかを、こちらの記事で紹介していきましょう。
契約書の電子化は可能？
契約書を電子化することは可能で、それは警備業も例外ではありません。通称「e-文書法」という法律で契約書の電子化は定められており、2004年11月に制定され、翌2005年4月から施行されました。
正しくは「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」で「電子文書法」ともいわれています。
電子契約とは、電子データに電子で署名やサインをしたり、電子印鑑によって契約の締結が可能です。
正規の契約書として認められるものは、最初から電子データで作成されたものの他、紙で作成したものを電子化し保管したものも対象となります。
契約書を電子化することによるメリットは、警備業に限らずどの業界でも多いでしょう。
例えばコロナ禍当初、急遽リモートワークを導入することになった企業が、書類へ押印をするためだけに出社するということがニュースになったこともありました。
しかし書類を電子化することで、押印も電子で行えるようになるため、リモートワークなのに出社しなければならないという問題が解消されます。
リモートワークで出社していない場合の他、決裁者が出張などで離れた場所に居る場合でもメールやクラウド上のやりとりで押印まで進めることができるでしょう。
そのため決裁までの時間が短縮できるというメリットも生じます。
このように契約書の電子化は可能なことはもちろん、それによる多くのメリットがあるのです。
警備業において契約を電子化するメリット
警備業において、契約を電子化するメリットは多くあります。
これまで通り書類で契約をする場合との違いについて、大きく3つに分けてご紹介していきましょう。
コストを削減できる
警備業で契約を電子化すると、コストを削減できるというメリットがあります。
電子化していない場合は、書類の印刷代、紙代、郵送代はもちろん、書類を管理するための場所や手間が発生します。
印刷する場合は、警備会社と警備先または警備員個人それぞれで一部ずつ保管する必要があったので印刷代、紙代は2倍かかっていました。
また警備員を配置する取引先企業が何社にも及んだり、多くの警備員を雇用する警備会社では印刷業務が省略できれば大きなコスト削減となるでしょう。
また契約書を郵送することで、期日が迫っていた場合はそれまでにやりとりが完了するかといった不安や、発送作業の手間がかかっていました。
しかし契約を電子化することで、メールやクラウド上でのやりとりならタイムラグがなくなり、すぐに確認してもらうことができます。
コスト削減だけでなく、業務がスムーズに行えるようになるというメリットが契約の電子化にはあるでしょう。
契約内容の提示を行う際の工数を削減できる
警備業の契約を電子化することで、契約内容の提示を行う際の工数を削減できるというメリットがあります。
差し戻しになる可能性がある段階でも警備先へ契約書を印刷、郵送したり届けることは、手間と大きなコストが発生していました。
また雇用している警備員の管理業務を行っている場所に、実際に勤務する警備員はいないので自宅や現在勤務している警備先に契約書の送付が発生してしまいます。
しかし契約を電子化することで、メールやクラウド上のやりとりに切り替えればそれらの工数を削減できるでしょう。
契約内容の確認を行う方も電子データにスマートフォンからアクセスができれば、移動中やちょっとした隙間時間を使うことができます。
そのため契約の電子化には警備会社だけでなく、警備先や警備員双方で工数を削減できるというメリットがあるでしょう。
情報へのアクセスが容易になる
警備業の契約を電子化することで、必要な情報へのアクセスが容易になるというメリットがあります。
例えばクラウド上に保管しておけば、インターネットの環境さえあればどこにいても内容を確認することができます。
紙の書類だと、保管した人しか場所がわからないといったレガシー化が発生してしまうこともありますが、クラウド上にあればアクセス権限があれば検索ですぐに見付けることもできるでしょう。
契約の電子化に対応するには？
警備業の契約を電子化するメリットをご理解いただけたのではと思います。
では今すぐに警備業における契約の電子化に対応するためには、何を行えば良いか説明していきましょう。
警備業向け管理システム
警備業の契約を電子化するには、警備業向け管理システムが必要です。
バックオフィス向けの管理システムはさまざまなものが存在していますが、警備会社で利用するものは警備業に特化した管理システムの導入をおすすめします。
警備業の契約に必要な書類は警備業法に則り警備計画書、警備指令書、締結前書面、締結後書面といった多くの専門的な書類が必要です。
数多くある書面の発行や回収に漏れがないかチェックする作業や、スムーズに書面の発行を行うためには、警備業向けの管理システムを導入しましょう。
しかしシステムを導入したからといって、長年使ってきた書面のフォーマットが使えなくなってしまっては、業務に慣れるまで時間がかかってしまったり、書面が統一されずに不便なことが起きるかもしれません。
システムが導入され電子化されていくことは、デジタルトランスフォーメーション（DX）の観点からもこの先必要不可欠なこととされています。
新しい環境への移行は、システムを導入したら終わりではありません。
作業をする人が、いかに効率良く使えるかが重要です。
そのため、なるべく今まで使用したフォーマットが利用できる管理システムであることが望ましいです。
契約の電子化には、警備業向けの管理システムを導入しましょう。
電子署名システム
警備業の契約を電子化するということは、スマートフォンで利用できる電子署名のシステムが必要です。
警備員は基本的にパソコンが貸与されているわけではないため、警備会社と連絡を取り合う時はスマートフォンになります。
スマートフォンで書面の内容を確認はできますが、署名をするためにわざわざ印刷していては電子化の意味はありません。
警備業に従事している警備員がスマートフォンから電子署名を利用できるシステムの導入ができれば、契約の電子化に対応できます。
契約の電子化に役立つ警備業向け管理システム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」
契約の電子化に役立つ警備業向け管理システムの導入は「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご利用ください。
「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は警備業向けのオールインワンシステムで、「コンプライアンス」という機能で警備業全般の契約・通知・台帳管理を徹底管理することが可能です。
全ての情報をクラウドで管理しているため、導入した警備管理会社だけでなく、警備先とクラウドを経由してやりとりができます。
クラウドを利用することで、契約書の閲覧や確認ができるのでメールの送信間違いやデータが重くてエラーになってしまうといった問題を解決することができるでしょう。
案件や配置情報をもとに、警備計画書、警備指令書、警備業契約締結前書面、警備業契約締結時書面、労働条件通知書の法令帳票を出力できます。
帳票メニューを追加することができ、任意のレイアウトを30種設定することが可能です。
レイアウトデザインをエクセルを使って自由に設定することができ、システムを導入する前にエクセルを使用していた場合、慣れ親しんだ書式で出力することができます。
そしてレイアウトのパターンは9999種類まで作成することができ、使い分けることが可能です。
発行単位ごとに誰が、いつ、どのレイアウトを、どのパターンで出力したかといった発行履歴管理が可能で、発行漏れを未然に防止でき法令遵守を進めることができます。
発行したエクセルファイルは自動保管され、受注関連のファイルと自動的に紐づくため、格納漏れを防ぐことが可能です。
個別契約書の回収管理ができ、回収漏れがないかのチェックができます。
コンプライアンス帳票へはQRコードを掲載することができ、回収した帳票のQRコードを読み取ることで、回収日を自動設定することも可能です。
正確で漏れのない回収管理をサポートします。
生産性を向上させるために、未発行による違法の防止指示と締結契約書類の保管状況の把握と分析が可能です。
警備先へ契約締結が未完了であるこという案内を送れます。
また、警備員もスマートフォンのアプリで契約内容を確認し「同意チェック」をすることで、ペーパーレスで締結まで行うことが可能です。
アプリでは他にもシフト照会、出退勤の管理、給与前払い、支給照会といった便利な機能が多くあります。
数多く在籍する警備員の管理業務は多岐にわたり、そのために多くの業務やコストが発生しているのが現状です。
しかし、「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」を導入することで、取引先とのやりとりが円滑になることはもちろん、警備員とのやりとりもスムーズになるでしょう。
「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」はシステムをブラッシュアップし続けているので、リリース後の機能拡張は1,000点もあり、警備業における最新最適なシステムをご利用いただけます。
今までアナログ作業をしていたのでシステムの導入が不安な場合でも、かんたん設定ですぐに利用が可能です。
エクセルからシステムを導入する場合も、ご要望に応じてパーソナルに対応しますのでご安心ください。
システムだと誰でもアクセスできるのではないかという不安を感じる場合もあるかと思いますが、権限管理をすることでアクセスできる人を制限することができます。
情報改ざんや漏洩防止はもちろん、誰が操作をしたかというログの確認もできるので、もしもの時も安心です。
マイナンバー情報についてはユーザー単位でログインパスワードの設定ができ、運用状況もひと目でわかるようになっています。
契約の電子化以外にも、警備員の案件や配置、給与計算や年末調整など警備業のバックオフィス業務に必要な全てのシステムを利用でき、情報はクラウドで一元管理することが可能です。
警備業の顧客管理システムにおいて「顧客満足度一位」という実績のある警備業向けシステム専門のプロとして、ご要望のお伺いからプログラム改修まで親身にご提案しますので安心しておまかせください。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
まとめ
警備業の契約を電子化するというデジタルトランスフォーメーション（DX）は、警備業向けのシステムを活用することで、実現できるということがおわかりいただけたかと思います。
契約の電子化による警備業へのメリットは警備会社だけでなく、警備先企業にも警備員にもありますので、電子化に今すぐ対応しましょう。
警備先企業が働き方改革によるリモートワークやデジタルトランスフォーメーション（DX）を進めていたとしても、やりとりをする警備会社がアナログなままでは何の意味もありません。
警備業の基幹業務に対応している「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」を導入することで契約の電子化を目指し、警備業のコスト削減にお役立てください。
