警備会社の業務管理を効率化する方法｜システムを活用して効率アップ
働き方改革という言葉が叫ばれ始めて久しい昨今ですが、果たして働き方改革が進んでいるという実感があるでしょうか。警備業界では警備員の数は年々増加傾向にあるものの、一方で内勤者の数は比例して増えているとは言えない状況であり、内勤者の多くが業務管理に悩みを抱えていると思われます。
本記事では警備会社の業務管理が大変な原因について分析し、業務管理システムの導入によってその原因が解消され、効率化する方法についてお伝えします。業務管理システムの選び方のポイントについてもまとめましたので、警備会社の管制業務に携わり、業務効率化を目指したい方はぜひお読みください。
警備会社の業務管理が大変になってしまう原因とは？
警備会社での業務管理が大変になってしまう原因は一体どこにあるのでしょうか。まずは以下の4つの原因について、詳しく分析してみましょう。
警備員・警備先の数だけ管理する情報が増える
警備会社の業務管理が大変になる原因の1つ目は「警備員・警備先の数だけ管理する情報が増える」ということです。
警備会社には現場で働くスタッフとして、多くの警備員が登録されています。それぞれの警備員について、名前や住所、経歴や資格のような個人情報を始め、案件ごとの配置情報、教育の進捗状況まで詳細な情報を記録、更新、保存しておく必要があります。これは警備員の数が増えれば増えるほど、それらの情報が膨大になっていくということです。
また警備先、つまり顧客についてもたくさんの情報を管理しなくてはなりません。例えば顧客ごとの案件の発注状況、契約に伴う警備計画書や締結前書面など大量の書面、請求や入金に関わる情報などです。
これらの情報は警備員や警備先の数だけ増えるという「量」の問題もさることながら、内容面でも個人情報や機密情報など特に気を遣わなければならないものであり、業務管理をする上では心理的負担も伴います。
管制業務が複雑になりやすい
警備会社の業務管理が大変になる原因の2つ目は「管制業務が複雑になりやすい」ということです。管制業務の内容は警備会社によって異なりますが、代表的なものとして挙げられるのが、勤怠管理に相当する上下番管理や各案件への人員配置などが挙げられます。
上下番管理では、未だに上下番報告を電話で行なっている警備会社が多いため、管制業務は複雑になりがちです。上下番報告の電話のピーク時間帯が重なる中で、それぞれの警備員の上下番報告時刻を記録したり、報告のない警備員の確認をしたり、場合によっては代替警備員の手配をしたりする必要があります。人員配置では、警備員の希望シフトを踏まえながら、それぞれの警備員の特性や経験、スキルなどを考慮して適切な配置を考えなければなりません。
このように管制の業務管理は範囲が広く、しかも忙しい時間が一気に集中するため複雑になりやすいという特徴があります。
細かな給与計算が求められる
警備会社の業務管理が大変になる原因の3つ目は「細かな給与計算が求められる」ということです。
警備会社で働く警備員は、正社員、派遣社員、アルバイトやパートなどさまざまな雇用形態であることが多く、それぞれに給与計算の方法が異なることも珍しくありません。さらに夜勤や早朝の勤務も多く、給与計算の際に勤務した時間帯によって深夜手当などを付ける必要があります。また階級があれば、それぞれの階級に応じた給与計算が必要な場合もありますし、資格手当が付く人もいます。
このように警備会社での給与計算では、一般的な企業と比べて特に細かな給与計算が求められ、これが業務管理を複雑にしているのです。
警備業法などの法令順守が求められる
警備会社の業務管理が大変になる原因の4つ目は「警備業法などの法令順守が求められる」ということです。
警備会社の業務は警備業法を根拠としています。警備業務は時に危険を伴うこともあり、4号業務での身辺警備はその例としてよく知られていますが、その他にも例えば1号業務での不法侵入者の逮捕や、3号業務の貴重品運搬警備などは犯罪に巻き込まれる可能性も否めません。そこで警備業法では細かな取り決めをしており、業務管理においても法令の順守を強く求められます。
システム活用で警備会社の業務管理は効率化できる！
前章で挙げた「警備会社の業務管理が大変になる原因」ですが、実はシステムを活用することで効率化することが可能です。システムの活用と言うと難しく聞こえますが、簡単に言えば、大変だと感じる原因の業務を、人の代わりにシステムにやってもらうということです。
警備会社向け業務管理システムとは？
このように業務管理を効率する際に活用していただきたいシステムが「警備会社向け業務管理システム」です。
業務を効率化するためにもっとも大切なことは、バラバラに保管されている情報を一箇所に集めて一元管理することです。その上で各業務を見える化すれば、業務が分散化することで重複している無駄な部分を省いたり、より効率よく進めたりすることができます。
業務管理システムを使えば、警備員の採用や警備先からの案件オーダーに始まり、配置や勤怠管理、給与計算に至るまであらゆる業務を同じシステム上で行うことができます。
業務管理システムのメリット
警備会社で業務管理システムを利用するメリットとしては、次のようなものが挙げられます。
- 管制の業務管理の負担が軽減される
業務管理システムを利用すると、内勤者が担っていた業務管理をシステムが代わりに行ってくれるため、負担の軽減につながります。例えば警備員からの上下番報告を電話で行っている場合、管制は報告された時刻を記録し、それを勤怠管理システムに入力したり、給与計算のエクセルに入力したりする必要があります。もし業務管理システムを利用すれば、警備員が直接システムに時刻を打刻できるので管制を通す必要がありません。さらに打刻された時刻で勤怠管理ができたり、その時刻をもとに給与計算が自動的にされたりすれば、管制の業務管理の負担は大幅に軽減されます。 - コストを削減できる
業務管理システムを利用すると、情報がシステム上に保存されるため、紙で管理されていた情報をファイルなどに入れて保存する必要がありません。ペーパーレス化が進むことで保管スペース分の賃料などの固定費を節約できます。また警備員への契約書や年末調整書類、あるいは警備先への請求書類などの印刷、封入、送付に関わるコストもシステム上で行えればすべてカットできます。 - 警備員や警備先の満足度が上がる
1で挙げたように業務管理システムを利用して管制の業務管理の負担が軽減されれば、事務作業のような単純作業に割く時間を警備員へのフォローなどにあてることができるようになります。その結果、警備員の満足度が上がり、他の警備会社との差別化も実現できます。また警備先にとっても業務管理システムを導入することで、案件のオーダーが楽にできたり、ペーパーレス化が進んだり、業務が効率化されたりすれば、警備先の満足度も上がるでしょう。
警備会社向け業務管理システムの選び方
それでは警備会社向け業務管理システムを実際に選ぶときにはどのような点に注意して選べばよいのでしょうか。以下、ポイントを4つお伝えします。
クラウド型がおすすめ
警備会社向け業務管理システムを選ぶポイントの1つ目は「クラウド型を選ぶ」ことです。
システム導入するときには大きく分けると、ソフトウェアをダウンロードするタイプのシステムとクラウド型のシステムの二通りがありますが、おすすめはクラウド型のシステムです。クラウド型のシステムは、専用の機材を準備したり、情報を保存しておくためのサーバーを自社に備えつけたりする必要がありません。そのため導入コストを下げられ、導入スピードを早めることが可能です。
またクラウド型システムであれば、いつでもどこからでも情報にアクセスできるので昨今の感染症対策によるリモートワークにも対応できます。
自社にサーバーを用意するとメンテナンス作業にコストがかかったり、セキュリティ対策が大変だったりとさまざまな問題が発生しやすいのですが、最初からセキュリティ対策のしっかりとしたシステムを選んでおけば、その後のメンテナンスはシステムを提供する企業に任せておけるのも重要なポイントと言えるでしょう。
警備会社の業務全般を横断するシステムがおすすめ
警備会社向け業務管理システムを選ぶポイントの2つ目は「警備会社の業務全般を横断するものを選ぶ」ことです。
警備会社向け業務管理システムと表記されていても、業務管理全体を網羅しているシステムの場合と、勤怠管理のような業務管理の一部だけを担うシステムの場合とが混在しています。しかしせっかくシステムを導入するのであれば、断然警備会社の業務全般を横断する方のシステムを選ぶのがおすすめです。
勤怠管理だけのシステムであれば、業務管理で楽になるのは勤怠管理の部分だけですが、業務全般を横断するシステムであれば、勤怠管理から給与計算、前払いや年末調整、シフトの希望や案件への配置、顧客への請求に至るまであらゆる業務を楽にしてくれます。
警備員・警備先と連携できるシステムがおすすめ
警備会社向け業務管理システムを選ぶポイントの3つ目は「警備員や警備先と連携できるものを選ぶ」ことです。
業務管理システムと聞くと、利用するのは警備会社の内勤者だけというイメージがあるのではないでしょうか。しかし業務管理システムを警備員や警備先にも使ってもらえるシステムを選べば、内勤者の仕事が圧倒的に楽になります。
例えば警備員がスマートフォンのアプリケーションで上番報告を登録し、その情報が連携できるシステムを利用すれば、内勤者側で上番報告の時刻を入力する手間がかかりません。さらに警備先が同じシステムにアクセスできれば、警備員が上番報告した時刻を直接承認してもらえるので、内勤者が間に立つ必要がありません。
連携できる業務管理システムでは、警備員からのシフト申請や業務経験を参照しながら、警備先から発注された案件に警備員の配置をすることが一つのシステムの中で行うこともできます。さまざまな紙データの情報を引っ張り出してきたり、いろいろなシステムを立ち上げたり、エクセルファイルを開いて照合したりする必要はありません。
警備会社の業務に精通したシステムがおすすめ
警備会社向け業務管理システムを選ぶポイントの4つ目は「警備会社の業務に精通したものを選ぶ」ことです。
警備会社の業務は、警備業法が関わっていたり、独特の内容があったりするため、警備会社の業務をよく知らない企業の作ったシステムだと導入後に問題が起きる可能性があります。そもそも導入前に疑問点があっても的確に答えてもらえなかったり、システムの作りそのものが実務に合わせて運用することが難しかったりということもあり得ます。
警備会社の業務に精通した企業が提供しており、導入時の相談に乗ってくれるものであれば導入後の運用もスムーズです。
警備会社向け業務管理システムなら「GUARD EXPRESS」
警備会社向け業務管理システムを選ぶなら、上記のポイントをすべて満たした「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご検討ください。ガードエクスプレスは、警備会社向けのクラウド型の業務管理システムで、警備業務全般を横断する機能を有しています。
付帯システムが充実しており、警備員向けシステムの「NEO（ネオ）」を利用すれば、警備員が自分のスマートフォンなどから上下番報告を完了させられます。仕事のスケジュール申請やシフト照会、給与の前払い申請までNEOのアプリでいつでも行えます。
顧客向けの「PARTNER（パートナー）」を利用すれば、どこにいても警備先のクライアントは発注申請や勤怠承認、請求照会などをすることが可能です。クライアントにとっても書類保管の必要がなくなり、いちいち警備会社の管制に問い合わせなくてよいため、ペーパーレス化や業務効率化が進みます。
警備会社のご要望をヒアリングの上、必要に応じて最適なシステムのカスタマイズのご提案をすることもできます。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
業務管理を効率化して警備会社の働き方を変えましょう
警備会社での仕事の現状をもっと効率化したいとお考えの方はぜひ業務管理システムの導入をご検討ください。今後ますます働き方改革が推進され、今までのような働き方では時代遅れになるでしょう。今こそ警備会社もDXの波に乗り、働き方を変えるときなのではないでしょうか。
