上番報告を管理しなければいけない理由と管理のポイント
警備会社で管制を担当されている方にとって、もっとも忙しくストレスを感じるのが上番報告の電話のピーク時間帯だと思います。勤怠管理にもつながる重要な上番報告ですが、システムを導入することで格段に楽になり、生産性が上がることをご存じでしょうか。
本記事では、上番報告による管理についてまとめた上で、警備業向け基幹システムの導入によって現在の上番報告がどのように変わるかをご説明します。管制担当者の方、警備員を管理する側の方、警備会社のシステム担当者の方などにとって有益な情報を集めましたのでぜひご一読ください。
上番報告の管理が必要な理由
警備業界において、上番報告を管理する必要があるのはなぜなのでしょうか。
まず警備業界が他の業界と比べて大きく異なる点は、警備員が現場に直行し、仕事が終われば直帰するという働き方である点です。そのため他の多くの業界でおこなわれているように、会社に備え付けてあるタイムカードで始業時刻を打刻し、業務が終わって帰る前に同じタイムカードに終業時刻を打刻するという形での上番報告の管理ができないという事情があります。
このように現場への直行直帰という働き方の場合、次に挙げる二つの理由から上番報告の管理が特に重要となります。
当日欠勤などのトラブルに対応するため
理由の一つ目は、当日欠勤などのトラブルに対応するためです。
もし現場に到着すべき警備員が何らかの事情で、当日欠勤することになった場合、警備会社の管制担当は即座に替わりとなる警備員を補充し、現場に派遣する必要が生じます。業務につく予定だった警備員が当日欠勤してそのままにしてしまえば、警備を依頼した顧客からの信用が下がり、次回の依頼の受注に影響が出てしまいます。
また警備の必要性があるということは、顧客にとってその現場の安全を守る必要があるということです。警備員が当日欠勤したことで警備できない箇所が発生するということは、例えば公共の場所や工事現場などの場合、多くの一般の人々にとっても危険が及ぶことになりかねません。
上番報告の管理がきちんと行き届いていれば、当日欠勤のようなトラブルに即座に対応することができるので、顧客の信用度を落とすことなく、現場の安全を守ることができます。
勤務時間から給与を計算するため
理由の二つ目として、勤務時間から給与を計算するためということが挙げられます。
前述したように、タイムカードによる勤務時間の管理ができない警備員は、上番報告によって勤務の開始時間を記録し、下番報告によって勤務の終了時間を記録する必要があります。この時間がずれてしまうと、正しい勤務時間を記録することができず、警備員に支払われるべき給与も正しく計算することができません。
上番報告をきちんと管理することで、適正な給与を計算し、支払うことができるのです。
上番報告の管理方法
警備業界における上番報告の管理の方法は、電話、FAX、メール、警備業向け基幹システムという4種類に大きく分けられます。それぞれの上番報告の管理方法について、以下で詳しく見ていきましょう。
電話
もっとも一般的な管理方法が、電話によるものです。警備員は勤務の開始前に、自分の所属している警備会社の管制に電話を入れ、上番報告をします。
電話による上番報告管理のデメリットは、電話が混みあうという点です。上番報告の時間は他の警備員の電話する時間と重なる上、前のシフト時間を終えた警備員が電話をかける時間に重なることが多いため、なかなか電話がつながらないという事態が発生します。警備員側からは「電話がなかなか繋がらなくてストレス」「管制と話せていないので業務を開始できない」という不満が出てきます。
また警備会社の管制にとっても、多くの電話連絡がピーク時間帯に集中し、他の業務とともにさばくのは大変なことです。例えば警備員の当日欠勤や遅刻のようなトラブルが発生した場合には、代わりの人員を派遣したり、顧客へのフォローをしたりするなど、管理者である管制は同時にその対応にも追われることになります。
FAX
上番報告の管理の方法として、FAXという方法をとっている会社もあります。
これは警備員ひとりひとりがFAXを入れるのではなく、複数の警備員の上番報告を現場で取りまとめ、一括して警備会社にFAX送信するという方法です。同じ現場に複数の警備員がいる場合には、個々に電話をする必要がないので警備員側にとっても管制側にとっても負担が減るというメリットがあります。
ただし、取りまとめるだけのある程度まとまった人数の警備員がいる現場に限られること、FAXを送信できる設備が現場に整っていること、という条件つきの方法になります。
メール
警備員それぞれのスマートフォンや携帯電話を使って、管制にメールを使って上番報告するという方法もあります。
メールによる管理は、同じ時間にメールが集中したとしても、電話のように混雑して繋がらないという事態が起こらないので、警備員にとっても管制にとっても負担が少ない管理方法です。
ただしメールがきちんと送信され、受信されているかまでは確認ができないので、警備員側は時間通りに上番報告したと思っていたにもかかわらず、管理する側である管制側では受信を確認できず報告を受けていない、というトラブルになる可能性もあります。また給与計算の元となる勤怠状況の管理をするには、結局メールを見ながら記載されている上番、下番の時刻を転記する必要があるので、管制側の負担は残ります。
警備業向け基幹システム
最後にご紹介する管理方法が、警備業向け基幹システムを用いた方法です。
警備業向け基幹システムとは、警備業に特化したシステムで、シフトの管理、管制業務、上番下番報告、給与計算、支払いに至るまで警備業にかかわるあらゆる業務を楽にしてくれる基幹システムです。
警備業向け基幹システムによる上番報告の方法には、システムによっていくつかの方法が挙げられます。
一つ目はアプリケーションを用いた上番報告管理です。専用のアプリを警備員のスマートフォンなどにダウンロードし、アプリを通じた打刻をおこないます。システムによってはGPS機能がついているものもあり、派遣された現場の近くからの打刻以外は受け付けられないというものもあります。不正な打刻を防げるので、管制側にとっても嬉しい機能です。
二つ目は警備業向け基幹システムを利用した電話による上番報告です。これは一般的な電話による上番報告とは異なり、自動応答システムを使います。スマートフォンを持っていなかったり、アプリの操作に不慣れな警備員がいたりする現場でも、管制側の電話応答の負担なく、電話による上番報告をすることができます。
三つ目は警備業向け基幹システムを利用したメールによる上番報告です。こちらもアプリの操作に不慣れな警備員が多い場合には有効なシステムとなりますが、従来のメールによる管理と異なる点は、警備業向け基幹システムを通してメールから自動的に出勤データを取り込み、出勤簿を作成してくれるので、管制側でわざわざ転記し直す手間がないところです。
このように警備業向け基幹システムを使うことで、警備員、管制ともに負担のない上番報告ができるのです。
また従来のような電話やメールを使ったとしても、システムを通すことで管理する側の業務量を著しく削減できるということがお分かりいただけたかと思います。
上番報告の管理に警備業向けシステムが向いている理由
前述したように、上番報告の管理では警備業向け基幹システムが大変有効です。その理由について、以下でさらに深く掘り下げていきましょう。
上番の報告が簡単
警備員の勤怠管理に警備業向けシステムを利用すると、上番の報告が簡単にできます。
従来の電話による上番報告のように、ピーク時間帯に電話がつながらないというストレスがありません。管制にとっては電話応対に追われることがないので、システムを通して上がってきた情報をチェックすればよくなり、そこで当日欠勤のようなトラブルに気づけば、その対応だけに専念できます。
警備員の情報、上番報告の情報、給与計算が自動で紐づく
さらに上番報告の管理を警備業向けシステムでおこなうと、警備員の情報、上番報告の情報、給与計算のすべてが自動で紐づくというメリットがあります。
警備業向けシステムには警備員の情報が取り込まれています。登録されている警備員がシステムを通して上番報告をすると、その出勤データは自動的に警備員の情報に紐づきます。さらにその出勤データを基にして、自動的に給与計算にも紐づきます。
時給や日給といった支払い形態の違い、時間外労働の計算なども、警備員の情報にあらかじめ登録しておけば、それを基にしてすべてシステムが自動計算してくれるのです。
上番報告の管理ならGUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）
このように上番報告の管理は警備業向け基幹システムを導入することで格段に生産性が上がるわけですが、その中でも特におすすめしたいのが警備業向けシステムが、GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）です。
GUARD EXPRESSは、警備業におけるあらゆる基幹業務に対応したオールインワンシステムです。初心者でも直感的に操作できるインターフェースで、さまざまな業務を俯瞰的に把握したり、詳細な情報を登録して検索したりすることができ、警備員の管理が容易になります。
GUARD EXPRESS上番報告は、付帯サービスであるNEOとPARTNERを利用することで警備員にとっても顧客側にとっても管理が簡単になります。NEOは警備員がスマートフォンや携帯電話で操作するアプリで、ガードエクスプレスとリアルタイムで連動します。PARTNERは顧客側が利用するサービスで、こちらもGUARD EXPRESSとリアルタイム連動しています。
まずGUARD EXPRESSで確定された配置がシフトとして公開されると、警備員はNEOを通した打刻で上番報告ができます。得意先のサイン入りの勤怠実績エビデンスを画像で申請することも可能です。
またGUARD EXPRESSで特徴的なのは、上下番の時刻だけでなく、起床時間や出発時間、到着時間といった時間報告の打刻もできる点です。付帯システムであるAGENCYを利用すると、あらかじめ設定した予定時間を超過して報告がない場合、起床・出発・到着コールがメール通知されます。当日欠勤のようなトラブルを未然に防ぐことができるので、管理する管制側にとっても非常に役立つ機能です。
PARTNERを利用すれば、顧客はウェブ上で警備員の勤怠承認ができ、ガードエクスプレスでは顧客が承認した勤怠実績のみを取り込むので、ミスが発生しません。
また従来のExcelや紙ベースでの上番報告にもガードエクスプレスは対応しています。Excelやcsvファイルのような外部データを取り込んだり、FAX・OCRの情報を取り込んだりして、自動的に勤怠データを作成できます。一から入力する必要がなくチェックするだけなので、アプリ打刻を使わない企業でも管理側の負担やコストを大幅に削減できます。
このようにGUARD EXPRESSを通して上番報告がなされると、その情報は各警備員マスタに紐づき、給与計算や前払い申請への対応、年末調整、源泉徴収票の作成に至るまでさまざまな業務が自動的におこなわれていきます。さらに当日欠勤のようなトラブルの場合にもGUARD EXPRESSとNEOの機能を利用して、現在手の空いている警備員を緊急募集するメッセージを送信することができます。
GUARD EXPRESSをおすすめする理由は、今まで述べたようなシステムに搭載されている機能のすばらしさだけではありません。徹底的かつ愚直に、システムの継続的なブラッシュアップをおこなってきたという点も挙げられます。「現状維持は後退」の意識のもとに、リリース以来10,000点以上に及ぶ改修、改善、機能の拡張をしているので、GUARD EXPRESSを導入すれば常に警備業界の変化にも自ずと一緒に対応してくことができます。
クラウドによるサポート対応も可能で、日本全国で均一の品質のサポートを提供しています。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
上番報告はシステムで賢く管理を
警備業における上番報告は警備業向け基幹システムを導入することで、今よりも格段に楽になります。
上番報告の電話がつながらないことによる警備員の不満がなくなるだけでも警備会社への満足度はアップし、定着率が上がります。管制側にとっても、ピーク時間帯の電話対応のために人員を増やす必要がなくなり、コストを大幅にカットできます。
警備業向け基幹システムの導入で、給与計算など上番報告の先にあるあらゆる事務作業も一気にデジタルシフトしていきましょう。
