警備報告書とは？警備報告書の意義と賢い管理の方法
警備員は、24時間365日、施設や住宅、工事現場などさまざまな場所で業務を行います。警備員が、巡回や警備のほかに毎日行う業務のひとつに「警備報告書」の作成・提出というものがあります。多くの警備員を配置している会社では、その分警備報告書の準備や処理が必要となるため、管理者は時間や手間がかっていることでしょう。さらに、警備報告書の準備や処理に加えて、シフト管理や事務などの業務もあるため、どうすればスムーズに業務を進められるか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そんな方は、警備管理業向けの管理システムを導入してみることをおすすめします。警備管理業向け管理システムを導入すると、警備報告書の準備や管理の手間が減り、業務効率化、生産性向上、コストカットもすることができるでしょう。
今回は、警備報告書の意義と賢い管理の方法をご紹介します。
警備報告書とは？どんな内容を書くの？
まず、警備報告書とはどんなものなのでしょうか。
警備報告書とは、多くの会社で活用されている「日報」のようなものです。警備報告書に記載する内容は「警備日時」「警備巡回場所」「業務内容」などがあり、会社によってさまざまです。
警備報告書は、業務を行った警備員が記入しクライアントへ提出します。クライアントは確認した後に判子を押して返却してくれるため、警備員が自分の所属する警備会社へ、返却された警備報告書をメールやFAXで提出します。
警備員が自分のミスを隠したり、警備報告書を適当に記入することは絶対にいけません。警備中にアクシデントやトラブルが起こらなかったのか、ミスはなかったのかなど、警備会社やクライアントに確認してもらう必要があるからです。
では、警備報告書の意義とは何でしょうか。
警備報告書の意義
警備報告書は毎日現場に行ったら必ず記入しなければならないものなので、面倒に思われがちです。しかし、クライアントとの信頼関係を崩さないようにするためにとても大切な書類です。
警備員は、自分の会社で業務することがほとんどなく、施設や住宅、工事現場などのクライアント先へ直接行き、業務を行います。そのため、普通の会社のようにタイムカードを使って警備員の出退勤を管理することができません。警備報告書を警備員本人が記入することで、管理者は勤怠を把握することができます。
そのほかにも大事が意義があるので、詳しくご説明していきましょう。
警備会社が警備員の仕事を把握・管理するため
管理会社は、警備員がこれまでどこでどんな業務を行ってきたかを把握しなければなりません。なぜなら、クライアントの要望に応えられるように警備員を適材適所に配置する必要があるからです。
たとえば、初めて警備員の業務を行う人を、重要な警備担当に配置してほしくないとクライアントは思うでしょう。そのため、警備員がいままでどこでどんな業務経験をしてきたのか、管理者は警備報告書を確認し、しっかりと把握した上で配置していく必要があります。
警備員を適材適所に配置することでクライアントも安心し、業務を新たに依頼してくれる可能性に繋がります。
警備先が現在抱えているリスクを把握するため
管理会社は、警備先がどれくらいアクシデントやトラブルが起こる可能性があるのか、把握しなければなりません。警備報告書を見ることで、どこの場所にアクシデントやトラブルが起こる可能性があるのか、リスクを把握することができます。リスクを把握することで、未然にアクシデントを防ぎ、安全に警備することができるでしょう。
警備内容・方法を見直すため
管理会社は、つねに警備内容や警備方法を見直していかなければなりません。万が一、アクシデントやトラブルが発生した場合、これからもアクシデントが起こる可能性があるのか、一時的なものなのか、警備報告書を確認することで警備内容を見直すことができます。そうすることで、警備員の配置など再発防止策や改善策を考えることができます。警備会社は安全な警備内容をクライアントに提案できるため、信頼を得られるでしょう。
クライアントへ報告するため
警備報告書は自分の警備会社だけではなく、クライアントも確認をします。クライアントも警備の状況をずっと見ていることはできないので、警備報告書を見て当日の状況や要望通りに業務を行っているのか、把握することができます。管理者とクライアント双方が確認することで、認識の違いなどを防止できるでしょう。
警備報告書は大切だが管理が大変
冒頭でも述べましたが、警備報告書は警備の場所や警備員の数が多いほど増えていきます。そのため、管理者は毎日毎日、大量の警備報告書を用意し、提出された警備報告書を処理しなければいけません。とても時間がかかり、気の遠くなるような作業をすることになるでしょう。
人を増やせば問題は解消すると思いますが、その分人件費がかかってしまうことは避けたいと思っている管理者も多いのではないでしょうか。そんな方は、賢く警備報告書を管理することができる「システム管理」がおすすめです。
管理者だけでなく警備員にもメリットがあるので、詳しくご説明していきます。
警備報告書の賢い管理方法は「システム管理」
警備報告書を賢く管理するなら、紙ではなくクラウド上でシステムを管理すると良いでしょう。システム管理は、月額でサブスクリプションを支払ったり、ソフトウェアを購入することで、どなたでも利用できます。
では、警備業向け管理システムとはどんなものなのでしょうか。メリットやおすすめも合わせてご紹介します。
警備業向け管理システムとは
警備業向け管理システムとは、警備スタッフの勤怠管理や給与の管理、クライアントとの契約書の管理など、あらゆる警備業務の管理ができるシステムのことです。クラウド上で各情報が紐づいているので、勤務管理情報から給与の計算などもすることが可能です。
では、なぜ警備業向け管理システムが便利なのでしょうか。
警備業向け管理システムで警備報告書を管理するメリット
警備業向け管理システムで警備報告書を管理する7つのメリットをご説明します。
警備報告書にかかるコストや手間を削減
警備報告書は、毎日さまざまな勤務先で記入されているため、印刷用紙、インク代、報告するためのFAX代など多くのコストがかかってしまいます。
また、業務開始またはクライアント先に到着したときに連絡（上番）をし、業務終了またはクライアントから離れる時にも連絡（下番）をしているため、朝夕は電話が管理者に殺到していました。管理システムがあれば、警備員別に配信されるURL等をタップするだけで業務報告を完了することができるので、管理者の負担も減るでしょう。
また、紙の印刷がなくなり、電話代も減るため、コスト削減にもつながります。
警備報告書の情報検索の向上
さまざまな警備先があり、その分警備員もたくさんいます。そのため、警備報告書を紙で保管にすると膨大な量になり、古い資料やあまり依頼がないクライアントとの情報などがあると、探したい情報がなかなか見つからないことがあるでしょう。
管理システムを使えば、キーワードや条件を絞りこむことで、簡単に欲しい情報が見つかります。また、クライアントの要望に合った警備員の検索も、過去の勤務経験からさっと探すことができるため、業務の効率化に繋がります。
警備報告書の紛失が減る
紙で警備報告書を保管すると、置き忘れや間違えて破棄してしまうといったリスクがあります。管理システムを使うことで、バックアップも簡単にできます。
また、閲覧者を制限したり、パスワードの設定をすることでセキュリティを高めることも可能です。
劣化の防止
紙で警備報告書を保管すると、経年劣化による黄ばみが出てきたり、破損の心配もあります。大事な場所が黄ばんで字が見えづらいと、せっかく書いた警備報告書の情報が無駄になってしまうでしょう。
管理システムを使えば劣化の心配がいらず、いつまでもきれいな状態で残しておくことができます。
どこからでも利用できる
紙で警備報告書を保管していると、管理現場を離れているときに「資料を確認したい」と急に思っても、すぐ確認することができません。管理システムは、インターネット環境が整っていればいつでもどこでも確認することができるのでとても便利です。
環境への配慮
いままで大量に作成し破棄していた警備報告書が、管理システムを使うことでペーパーレスになり、環境への配慮につながっていきます。ペーパーレスの促進は、環境にやさしい企業であることをアピールすることができるので、社会的評価も向上するでしょう。
警備業向け管理システム「GUARD EXPRESS」
GUARD EXPRESSは、警備スタッフの勤怠管理や給与の管理、契約書の管理など、警備業のあらゆる業務の管理ができる、警備業の総合管理システムです。
スマートフォンやタブレットなど使って、警備員がクラウド上で出退勤または時間報告（起床・出発・到着など）を打刻できます。さらに、打刻忘れを防止するため、業務連絡が自動配信される便利な通知機能もあります。
このシステムにより、管理者は、朝、夕に集中しがちな電話対応を減らすことができるでしょう。打刻情報は実績としてGUARD EXPRESSに自動的に取り込まれるので、いままでFAXやメールで送られてきた警備報告書を確認し、勤怠情報を入力していた手間も省くことができます。また、給与計算のために、月末や月初に打刻忘れや記入間違いをひとりひとりに確認するといったことも少なくできるでしょう。
クライアントはPARTNERというクラウドサービスを使って、警備員が申請した勤怠をウェブ上で承認することができます。申請された打刻時間だけではなく、電子申請された画像の確認も併せて行うので安心です。
GUARD EXPRESSでは、クライアントに承認された勤怠実績のみをExcel、csvファイル、FAX/OCR、ASP勤怠サービスなどに取込することもできます。
このようにGUARD EXPRESSはとても便利な総合管理システムです。GUARD EXPRESSの特徴を大きく4つご説明します。
1.継続的な品質向上
GUARD EXPRESSをリリースしてから、改修改善、機能拡張は10,000点以上行っています。継続して品質の向上に努めており、法令改正にも対応できます。
2.オールインワンパッケージ
GUARD EXPRESSひとつあれば、受注から会計システムまですべての業務を管理することが可能となります。GUARD EXPRESS を中心にNEO、ENTRY、PARTNER、AGECYというクラウドでつながる、ひろがるサービスでコスト削減や業務の効率化ができます。
3.カスタマイズ可能
業務基幹パッケージですが、要望があれば有償でカスタマイズが可能です。そのため、自分の会社に合ったサービスが見つけられるでしょう。
4.安心のサポート＆サービス
日本全国どこでもサポート可能で、リモートサポートにも対応しています。実際の操作をしている動画マニュアルもあるので、使ったことがない方でも安心してご利用いただけます。定期的にアンケートも実施しているので、意欲的に品質向上に取り組んでいます。
ぜひ一度、GUARD EXPRESSのサイトをご覧ください。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
システムを使って賢く警備報告書を管理しましょう
警備報告書は、単なる日報ではなく重要な書類です。重要な書類だからこそ、管理者にはミスなく管理報告書を処理することが望まれています。しかし、管理者は24時間警備員のサポートをしているため、業務は圧迫され、正確に業務をこなすということが難しくなっているのが現状です。
警備業向け管理システムを使うことで、管理者は管理報告書の入力や報告の手間が省け、警備員も記入ミスが防げるため、どちらにもメリットが生まれるでしょう。業務の効率化や生産性を高めるために、警備業向け管理システムの導入をぜひ検討してみて下さい。
