警備計画書とは？作成や管理を楽にする方法
「警備計画書の作成や管理をもっと簡単にしたい」
そう感じている警備会社の担当者の方はいませんか。警備計画書の管理が難しい原因は、警備計画書を書類で管理していることにあるかもしれません。
今回は、警備計画書について解説するとともに、警備計画書などの書類をクラウド型システムを活用して管理するメリットについてお伝えします。
警備計画書とは？
警備計画書とは、警備を実施する上で必要となる書類です。
警備計画書とは？
警備業法第19条では、契約の締結前と締結時の2回に渡り、契約書とは別に、「業務内容」や「契約内容」を記載した書類を警備会社から顧客へ交付することが定められています。請け負う業務によって契約内容が異なるため、特に決まったフォーマットはありません。顧客が理解できる書面であれば、どのような様式を用いても問題ないとされています。
警備計画書には、警備を依頼する上で必要な項目が含まれているため、契約時に業務内容を伝える目的で交付される場合が多いです。
依頼内容や警備の規模によっては、警察署を含めて警備計画書を作成することもあります。例えば、施設を警備するに当たって、「何時にどのルートで巡回する」といった警備内容を「警備計画書」に記載し、警備内容を明確にします。
警備を実施する上で警備計画書が重要である理由は、以下の通りです。
- 顧客と警備会社の考え方が異なると、適切な警備を実施することが難しくなる。
- 警備員が警備する上で気を付けるべき点を正確に把握しておかないと、統制のない危険な警備となってしまう可能性がある。
安全かつ適正に警備を行うために、警備計画書はとても大切な書類です。実際に警備員が警備を行う際は、この警備計画書に沿って警備員に対して警備指令書を作成し、安全かつ適正に警備が行えるように努めます。
警備計画書の記載項目
警備計画書の記載項目は「基本部分」と「案件ごとに異なる部分」に分かれます。
「基本部分」である記載項目は以下の通りです。
- 対象施設
- 実施業者
- 委託時間
- 種別
- 目的
「案件ごとに異なる部分」である記載項目は以下の通りです。
- 対応方針（具体的なものを記載）
- 鍵の受領（複製に関して）
- 業務を行う際の服装（制服・私服）
- 護身用具の種類
- 保安用の資機材について（種類や設置場所）
- 誘導ルート
- 制限区域などの図面
- 防犯装置の機能（オートロック・遠隔操作など）
- 機械警備（ローカールシステムを含む）
- 装置のセンサー設置についての図面
- 待機場所からアプローチまでのルートを示した地図
- 緊急時の連絡体系表
- 緊急時の対応内容
これらの項目を、図面などを使って各社のノウハウを盛り込みながら、警備計画書を作成していきます。
警備計画書のデメリット
警備計画書を書類で管理している場合、事業規模が拡大するほど管理する書類の量が膨大になり、管理作業にかかるコストや労力が増えます。
例えば、書類を保管するためのファイルやスペース、書棚などにかかるコストや、書類を探し出す作業が煩雑になります。また、Excelなどを使用して作成する場合も手間がかかるため、対応するスタッフを確保する必要があります。
警備計画書の作成や管理を書類で行うことは、コスト面や業務効率の面でデメリットとなるでしょう。
警備計画書の作成や管理をシステムで行うべき理由
警備計画書の作成や管理をシステムで行う方が、業務効率やコスト面でメリットがあります。具体的なメリットを見ていきましょう。
作成しやすい
警備計画書を手書きやExcelなどで作成するよりも、システムを使用する方が警備計画書を作成しやすいです。情報を打ち込むことで、所定のフォーマットに流し込まれるため、Excelなどで1からフォーマットを用意する必要がなく、手間もかかりません。
システムを使って作成した警備計画書はPDFデータに変換することが可能なため、紙の資料として提出できるだけでなく、保管の面でも利便性が高いです。
ペーパーレス化が可能
警備会社が管理する書類は、警備計画書以外にもさまざまです。勤怠や給与、年末調整に関わる書類や、各種契約書や顧客情報なども管理をする必要があります。
警備計画書などの書類を紙ベースで管理するとなると、膨大な数のファイルを使用する必要があり、それらを保管する場所も用意しなければなりません。警備計画書などの書類をシステムで管理するとペーパーレス化が可能なため、あらゆるコストの削減につながります。書類を印刷するための印刷用紙やインク、トナー、ファイルなどの消耗品にかかるコストや、書棚・保管場所にかかる費用などを節約できる点はメリットといえるでしょう。
また、SDGsの面でも企業として積極的に進めたいところです。
紛失や破損のリスク低減
紙ベースでの管理は、持ち運びによる「汚損」「破損」「紛失」といったリスクが避けられません。警備計画書は契約や警備に関する情報などのため、セキュリティ面を強く意識する必要があります。システムで書類を管理すると、そういったリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、書類を破損したり紛失したりした時の修繕や複製にかかるコストや人件費なども削減できるでしょう。警備計画書を含めた書類をペーパーレス化することで、さまざまなリスクの回避だけでなくコスト削減にもつながります。
共有がしやすい
警備計画書などの書類をシステム管理することで、スタッフや顧客と情報共有しやすくなる点もメリットです。システムを活用して管理することで、いつでもどこでも警備計画書の内容を確認することが可能になります。警備員が警備先で内容確認する場合、システムにアクセスするだけで、最新の情報を得ることができる点は、安全で適正な警備を実施する上で大きなメリットでしょう。
警備会社のスタッフは警備員だけでなく、内勤業務のスタッフもいます。新型コロナウイルス感染症の流行で、在宅ワークを実施している警備会社もあることでしょう。警備計画書などをシステム管理することで、内勤業務のスタッフは出勤しなくてもシステムにアクセスし、業務を行えるようになります。
スタッフや顧客とインターネットを使った会議を行う際も、それぞれがシステムにアクセスして資料を参照することが可能です。印刷して会議資料を配ったり、メールに添付して送信したりといった手間が省けます。メールの誤送信といったリスク回避が可能となるため、セキュリティ面でも安心でしょう。
また、紙ベースでの管理と比較して、必要な情報を抽出する検索作業が効率化されます。システムを使ったクラウド管理は、情報共有や情報抽出が容易になることで働きやすさにつながるだけでなく、セキュリティ対策としての役割もあります。
警備先情報などその他情報と紐付けしやすい
警備計画書をシステム管理すると、警備先情報などその他の情報と紐付けしやすくなります。
例えば、警備計画書と警備指令書の両方を確認する際、紐付けされていると便利です。顧客の情報を詳しく確認したい場合も、情報を紐付けしていると確認しやすいでしょう。
また、発行履歴が残るシステムを利用すると、いつ、どのレイアウトをどのパターンで出力したかが、警備員マスタと紐付けされます。警備計画書は機密情報となるため、警備員マスタと紐付けすることは情報漏洩などのセキュリティ面でも安心です。
さらに、発行ファイルは自動保管され、受注の関連ファイルとして自動的に紐付くので、発行漏れなどを防げる点もメリットといえるでしょう。
警備計画書の作成や管理なら「GUARD EXPRESS」
警備会社向けのシステムを活用することで、業務効率の向上が期待できるだけでなく、人的ミスによるトラブルを未然に防ぐことが可能です。警備業に関する業務管理に適したシステム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご紹介します。
GUARD EXPRESSとは？
「GUARD EXPRESS」は警備業に特化したクラウド型の管理システムで、あらゆる業務を一元化することができるサービスです。案件管理から管制、勤怠管理、給与、請求など、警備計画書の作成を含めたさまざまな業務をサポートする機能が備わっています。
また、以下のシステムと合わせて利用することで、さらに業務の効率化が可能です。
- 顧客向けのシステム「GUARD EXPRESS PARTNER（パートナー）」
- 警備員向けのアプリケーション「GUARD EXPRESS NEO（ネオ）」
例えば、顧客への委託料請求を例に見ていきましょう。
請求金額は「GUARD EXPRESS NEO」を経由して登録された勤怠データなどを元に自動で算出されるため、勤務時間などを入力する必要がありません。使用する勤怠データは、前もって「GUARD EXPRESS PARTNER」を経由して顧客から承認を受けられるため、相違によるトラブルが発生しにくい仕組みになっています。顧客は「GUARD EXPRESS PARTNER」にアクセスして請求書を確認するだけなので、書類やメールで確認して勤怠データと照合するといった手間が発生しない点も特徴です。委託料の請求作業をシステム化するだけでも、多くの作業工程がカットされ業務効率の向上が期待できます。
また、これらのシステムに加え、警備員の募集や採用を管理する「GUARD EXPRESS ENTRY（エントリー）」をご利用すると、さらに業務の効率化が可能です。
さまざまなシステムを組み合わせることで、それぞれのシステムやアプリから入力された内容は、全て「GUARD EXPRESS」のクラウドサーバーに保管され、各システムのデータが自動で関連付けされます。すべての業務をワンストップで行える点は、「GUARD EXPRESS」の大きな特徴です。
また、「GUARD EXPRESS」はセキュリティ対策についても力を入れています。ソフト面では、ファイアウォールを使用するなど侵入防止システムを採用しており、ハード面では、耐震・耐火建物にサーバーを設置し、24時間の監視体制で管理しています。また、無停電電源装置・自家発電設備を備えているので、約40時間もの間、連続で電力を供給することが可能です。
「GUARD EXPRESS」はクラウド管理の機能に加え、クラウドサーバーのセキュリティも特徴の1つといえるでしょう。
GUARD EXPRESSの様々な機能
「GUARD EXPRESS」は計画書の管理以外にも様々な機能があります。「導入・設定」「コンプライアンス」「給与・賞与計算代行」「社会保険・年末調整」「請求・回収予定・入金」などの機能があり、それぞれクラウド上で管理が可能です。
例えば、「導入・設定」では、業務フローが一目でわかるナビゲーションメニューとなるようアイコンや矢印を使っているため、初心者でも次に何をするべきかが直感的に分かる仕様になっています。また、他のシステムで作成された警備員や顧客などの情報はCSVやExcelでインポートできるため、データの出入力をスムーズに実行することが可能です。
ログイン時にパスワードを入力することでシステムへの不正侵入を防止する機能に加え、ユーザーごとに権限を設定できるため、修正や出力、印刷に制限をかけることもできます。情報の改ざん・漏洩を未然に防ぐための設定ができる点は、警備会社にとって安心できる仕組みでしょう。また、ログ一覧画面を利用すると、いつ、誰が、どの処理を行ったかをいつでも把握することが可能です。そのため、不正なデータや情報漏洩などのトラブルが起こった時に、原因を特定する助けになりますが、操作履歴を管理できるということ自体が、セキュリティ対策となりえます。
その他にも、さまざまな機能を提供していますので、ぜひ「GUARD EXPRESS」のホームページでご確認ください。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら
警備計画書は効率良く作成・管理しましょう
警備業に適したクラウド型の管理システムを活用することで、警備計画書などの書類管理、警備員の管理などが、驚くほど簡単になります。手入力やチェック作業などの業務を効率化することで、警備員へのフォローなど今まで後回しにしてきた業務に力を入れることが可能です。
業務効率の向上は、警備員や内勤スタッフ、顧客の満足度向上につながりますので、ぜひシステム導入をご検討ください。
