警備指導日誌簿の役割と必要項目｜警備業における管理を徹底的に効率化するには？

2021年11月29日2022年2月18日

近年、従業員の不祥事がメディアやSNSで取り上げられることが増えています。特に最近では不祥事が表沙汰になった場合、SNSなどで一気に拡散され、企業の対応に対してネガティブな意見が広まると、企業の株価にまで影響することも少なくありません。

警備業界においても、警備員が業務で何か問題を起こす可能性はゼロではありません。しかしもし何かあった場合でも、企業としてきちんと教育や指導をしていた事実があり、それを証明できれば世間の目は大きく変わりますし、行政処分を受けるリスクも減らせるでしょう。

このようなときにポイントとなるのが「警備指導日誌簿」の存在です。本記事では、警備指導日誌簿の役割と必要項目についてまとめ、さらに警備業における管理を徹底的に効率化するための方法についてご紹介します。

1. 警備指導日誌簿とは？
- 1.1. 警備指導日誌簿の役割
- 1.2. 警備指導日誌簿の必要項目
2. システムで警備指導日誌簿を作成・管理するメリット
3. 警備業における管理を効率化する際のポイント
4. 警備指導日誌簿の作成と管理なら「GUARD EXPRESS」
- 4.1. GUARD EXPRESSとは
- 4.2. GUARD EXPRESSの各種機能
5. まずは警備指導日誌簿の作成・管理から効率化を目指そう

警備指導日誌簿とは？

「警備指導日誌簿」とは、警備員教育実施簿とも呼ばれる書類のことを指します。警備業法施行規則第66条第1項第6号では、警備員教育実施簿を作成し、備え付けておくことが定められています。

なぜ指導計画書や教育計画書を作成するだけではいけないのでしょうか。以下、警備指導日誌簿を作成することが望ましい理由について述べます。

警備指導日誌簿の役割

警備指導日誌簿の役割とは、警備会社が警備員指導計画書に基づいて指導を実施したという事実を証明することです。万が一指導を予定していたものの、変更になった場合にも、その変更後の事実について記録します。

もし警備業務に関する不祥事など、何か問題が起きたときには、警備指導日誌簿が作成され、備え付けられているかどうかが大きなポイントになることがあります。なぜならば警備指導日誌簿があることで、その警備会社で適正な指導や監督が行なわれていたことを証明できるからです。

逆に言えば、警備指導日誌簿がないと、きちんと指導されていたことが証明できず、警備会社の指導や監督が不十分だったとして行政処分の対象になってしまうリスクがあります。

警備指導日誌簿の必要項目

それでは警備指導日誌簿には、どのような内容を記載する必要があるのでしょうか。警備指導日誌簿の書式について、特に定められた書式はありませんが、警備業協会では次のような事項を必要項目として書式内に挙げています。

実施した日時、開始時刻と終了時刻
実施した者の氏名（可能であれば役職や資格なども記載する）
実施した場所（住所、施設の名称、部屋や区域の名称などもあれば具体的に記載する）
対象となる警備員の氏名
指導した内容（警備員指導計画書の記載内容、記載事項以外で指導した内容もあれば記載する）
指導の方法
警備員指導教育責任者の氏名、押印
教育実施者の氏名、押印

システムで警備指導日誌簿を作成・管理するメリット

前章では警備指導日誌簿に記載すべき必要項目についてご説明しましたが、項目が多く、しかも細かいため面倒だと感じてしまった方も多いのではないでしょうか。しかし前述した通り、万が一問題が起きてしまった場合のリスクに備え、警備指導日誌簿を作成、備え付けておくことは大変重要です。

｢手間はかけたくないけれど、リスクにもきちんと備えておきたい｣という警備会社のご担当者におすすめしたいのが、システムを使って警備指導日誌簿を作成し、管理するという方法です。

フォーマットに従うだけで簡単に作成できる

システムで警備指導日誌簿を作成するメリットとして、フォーマットに従って記入するだけで簡単に作成できることが挙げられます。

あらかじめシステムにフォーマットが登録されていれば、必要事項を網羅した書式を自社で一から作成し、それに記入していく必要がありません。フォーマットに従って事実を埋めていけば、必要事項を網羅した警備指導日誌簿を作成することができます。

警備員情報を一元管理できるシステムを使っていれば、警備員本人の情報や警備業務に関するあらゆる情報が既にシステムに入力されているため、フォーマットに入力する事項は最低限で済み、システムで自動入力できる箇所もあればスムーズに作成できます。

紙を使わず省資源・コスト削減

警備指導日誌簿をシステムで作成するメリットの二つ目はペーパーレス化を実現できるということです。

近年オフィスにおけるペーパーレス化が進んでいますが、紙を使わなければ省資源になります。しかも用紙代やインク代などのコストを大幅に削減でき、入力の手間が短縮されれば人件費の削減にもなります。

警備指導日誌簿の量が増えても管理場所に困らない

警備指導日誌簿をシステムで作成するメリットの三つ目は、警備指導日誌簿の量が増えても管理する場所に困らないという点です。

特に多くの警備員を抱える警備会社では、警備指導日誌簿のファイルが日ごとに増えてしまい、ファイルの置き場所に苦慮するのではないでしょうか。警備指導日誌簿の保存期間は、当該年度が終了してから2年間であり、この間の紙の量はかなりのものになります。

また警備指導日誌簿の内容は、教育という性質柄デリケートなものになるため、当然社内に適当に置いておくというわけにはいきません。鍵のかかるロッカーなどを準備することも必要になるでしょう。

しかしもし警備指導日誌簿をシステムで管理できれば、置き場所の心配は必要ありません。セキュリティがしっかりしたシステムを選べば、管理する場所に悩むこともなくなります。

保管場所がなくなった分、オフィスを広々と使えたり、オフィスをコンパクト化して賃料を下げられたり、とコスト削減まで叶えられる場合もあります。

共有が簡単

警備指導日誌簿をシステムで管理するメリットの四つ目は、共有が簡単になるということです。

紙ベースで警備指導日誌簿を管理していたときは、わざわざファイルを保管している事務所などに行かないとその内容を確認することができませんでした。しかしシステム、特にクラウドシステム上で管理できるようになれば、ネットワークを介してどこからでもその情報にアクセスできるので、離れたところにいる人にも情報を共有することができます。

昨今の新型コロナウイルス感染拡大の防止策や働き方改革の一環として、日本でもテレワークが推進されるようになりました。わざわざ出社して警備指導日誌簿のファイルを開くことなく、自宅や出張先などからでも警備指導日誌簿を確認することができます。

共有が簡単になることで、業務をスピーディーに進められるようになりますし、テレワークの実現もできるでしょう。

その他情報と連携が可能

警備指導日誌簿をシステムで管理するメリットの五つ目は、その他の情報との連携が可能になるということです。

警備業のあらゆる基幹業務をカバーしたシステムを利用すれば、警備指導日誌簿のような教育関連の情報だけでなく、その他のさまざまな情報とシステム上で連携させることが可能になります。例えばシステム上の警備員情報に教育受講状況を反映できるものであれば、その後の配置にも役立てることができます。

いちいち個別のシステムを立ち上げたり、ファイルを引っ張り出して突き合わせたりすることなく、システム上で情報を連携させてその中で業務を完結させることができるので、業務が圧倒的に効率化されます。

警備業における管理を効率化する際のポイント

警備指導日誌簿をシステムで管理することのメリットがお分かりいただけたのではないでしょうか。警備指導日誌簿以外の面でも、警備業における管理にシステムを利用すれば業務を効率化することができます。

次に警備業における管理をシステムを利用して効率化する際のポイントについてご説明します。

クラウド型システムがおすすめ

効率化のポイントの一つ目はクラウド型のシステムを選ぶということです。

クラウド型システムとは、ネットワークを経由してクラウド上にあるソフトウエアを利用する方法のシステムのことです。クラウド型システムでは、システムを自社のパソコンにインストールしたり、データを保存しておくための自社サーバを用意したりする必要がなく、スピーディーかつ低い初期費用で導入を進めることができます。

1つのシステムですべての情報を管理できるものを選ぶ

効率化のポイントの二つ目は、1つのシステムですべての情報を管理できるものを選ぶということです。

情報は一か所にまとめてこそ、その価値を発揮し、業務の効率化が進みます。例えば新規応募の段階から稼働まで同じシステムを利用していれば、新規応募者の入力した個人情報を、そのまま稼働後の警備員マスタとして利用できます。さらに勤怠や会計をExcel管理や別のシステムではなく1つの同じシステムで情報管理していれば、既に登録済みの個別の給与形態や契約状況からそのまま給与計算したり、住所から交通費を自動計算したりできます。

人の手を煩わせることなくシステムが自動的に仕事をしてくれるのです。

法令の改正にすぐに対応できるシステムを選ぶ

効率化のポイントの三つ目は、法令の改正にすぐに対応できるシステムを選ぶということです。

近年働き方改革の推進もあり、さまざまな法令が毎年のように改正されています。利用しているシステムが法令改正に対応していない場合、結局現場の運用でカバーせざるを得なくなり、手計算で改正された法令に準じた形に修正しなくてはならないなど、業務効率化から遠ざかってしまうことになります。

法令改正にすぐ対応できるシステムであれば、そのような手間なく、システムを利用するだけで法令遵守した会計処理や給与計算などができ、業務を効率化できます。

警備指導日誌簿の作成と管理なら「GUARD EXPRESS」

警備指導日誌簿の作成と管理には、「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」をご検討ください。

ガードエクスプレスであれば、警備指導日誌簿をシステム上で簡単に作成でき、クラウド上に保存しておくことができます。普段は保管場所を取りませんが、必要になったときには帳票として出力し、紙ベースで関係機関に提出することも可能です。

GUARD EXPRESSとは

ガードエクスプレスは、警備業に特化した総合管理システムです。

「警備業の効率化のポイント」でお話すると、一つ目のクラウド型システムであり、二つ目の1つのシステムですべての情報を管理できるオールインワンシステムです。

三つ目の法令の改正にすぐ対応できるシステムでもあります。ガードエクスプレスでは保守の範囲内で法令改正に対応しており、お客様から追加の費用は一切いただいていません。そのため法令改正の際には警備会社側で法令改正に対応する必要はなく、ガードエクスプレスを最新の状態で利用していれば、そのまま改正された法令に基づいた業務を進めることができます。一例を挙げると、2016年のマイナンバー法、2019年の労働基準法改正（年次有給休暇指定権）などを始めとした、関連法令の改正に即時に対応しております。

このようにガードエクスプレスは、「警備業の効率化のポイント」の三つをすべて兼ね備えたシステムであると言えるでしょう。