警備業（警備員）のシフト作成・管理の課題と自動化する方法
ショッピング施設やオフィスビルでは24時間休むことなく、警備業に従事する方々が警備をしてくれています。
そのため警備業は業務の性質上、夜勤や土日出勤を含むシフト勤務であることがほとんどです。
そのような働き方をする警備業において、シフト作成・管理の業務を行う担当者の仕事は重要なうえ、ミスをすると警備先にも迷惑がかかってしまうので、責任は重大といえます。
毎月発生するシフト作成・管理の業務は気を使い、アナログな手法で行っていると作業時間もとられるので効率化したいと解決方法を探している担当者も多いでしょう。
こちらの記事では、シフト作成・管理の効率化や解決方法を探している担当者に向けて、課題となっていることと自動化する方法をご紹介していきます。
警備業は二交代制or三交代制
警備業はその業務の特性から、24時間配置されることが多いのでシフトは二交代制または三交代制で組まれています。
二交代制とは、勤務時間帯を2つに分けたものです。
例えば早番は朝8時から夜20時までのシフト、遅番は夜20時から翌朝8時までの夜勤となりそれぞれ休憩や仮眠時間を含んでいます。
または朝9時から夜18時までの早番と夜18時から翌朝9時までの勤務で夜勤は仮眠時間を含んだシフトというようなパターンです。
三交代制とは、勤務時間帯を日勤・準夜勤・夜勤と8時間ずつに3つに分けたものをいいます。
例えば日勤が7時から15時、準夜勤を15時から23時、夜勤が23時から7時のように区分して、休憩や仮眠時間を含んだシフトパターンです。
二交代制と三交代制の違いは、二交代制の方が一日の勤務時間が長いという点があります。
しかしその分、二交代制の方が警備員の身体的な負担を考えて、休日は多くなることがほとんどです。
三交代制は夜勤の勤務時間が二交代制より短く済むため、拘束時間も短くなります。
しかし仮眠の時間は短くなり、3パターンのシフトで勤務することによって生活時間が乱れる可能性があり、体調管理に気を使う必要があるでしょう。
警備員をシフト制にするメリット
警備員がシフト制で勤務することのメリットは現場、警備員双方にあります。
現場のメリットは、シフト制にすることで長時間連続で警備員を配置でき穴を開けることなく稼働が可能です。
警備員は、夜勤を行うことで深夜労働の割増賃金をもらうことができます。
シフトの組み方で一日の労働時間が8時間を超えている場合は、それに加算して残業代も発生するので、お金を稼ぎたいと思っている警備員にはメリットです。
また、二交代制シフトの場合は休日が多くなることも警備員にとってはメリットです。
現場側は、警備員の入れ替えが少ないので、引き継ぎの手間や警備員の管理が減るというメリットが二交代制にはあります。
三交代制の場合は、二交代制に比べて拘束時間が短くなることが警備員のメリットになります。
警備業のシフト作成・管理での課題
警備業は基本的に24時間体制で警備員の勤務を組んで回しているため、シフト作成・管理はとても重要です。
二交代制または三交代制という交代制勤務は、夜勤をすることで深夜手当がつき、給与が高くなったり、休日も多くなりやすいというメリットに魅力を持って警備業に就いている人もいるでしょう。
その反面、夜勤やまとまった休日が確保できないことから、生活リズムが崩れやすいというデメリットがあり、長く仕事を続けられなかったり体調を崩して突発的に休む人が出てくることもあります。
どんなに考えてシフトを組んでも、作成した側の想定通りにはいかないという課題が生まれてしまうでしょう。
また警備員が希望する休日を考慮する必要もあります。
これらのことから、警備業におけるシフト作成・管理での課題について、こちらでご紹介していきましょう。
人員不足になる
警備業のシフト作成・管理での課題1つ目は「人員不足になる」ということです。
世の中にはシフト制で働きたくないという人や、夜勤をしたくないという人は多は多いといわれています。
さらに立ち仕事や体力仕事、危険な仕事は避けたいという人も居るでしょう。
警備業という仕事は立ち仕事が多く、体力に自信がない人は避けがちな職業です。
また少子高齢化が進んでいることで、労働人口の減少が心配されていますが警備業もその影響は受けているでしょう。
他の業種よりも高齢者が多いと言われ、警備業は若い世代が集まりづらいといわれています。
これらの理由から、警備業というのは人が集まりづらくシフト制で配置しなければならない人数が決まっているので、人手不足になりやすいです。
欠勤の対応しなければならない
警備業のシフト作成・管理での課題2つ目は「欠勤の対応をしなければならない」ということです。
警備会社と警備先は、警備員の配置人数を契約により取り決めており、それを漏れなく対応するためにシフト管理をしています。
欠勤や補充ができず人が足りない時は代わりの警備員を補充しなければならず、本部の社員が対応をしたり、遠い場所から通わなければならないという警備員も出てくるでしょう。
代わりの警備員が補充できない場合、警備先に迷惑をかけるうえ、信用を失ってしまうことにもなります。
そのため、欠勤が出た時にすぐに補充ができるようにシフトを組まなければいけないことも警備業における課題といえるでしょう。
特定のスタッフが負担になる
警備業のシフト作成・管理での課題3つ目は「特定のスタッフが負担になる」ということです。
欠勤や人手不足で勤務表の穴が埋まらない場合、既存のスタッフに負担がかかる場合があります。
勤務時間をオーバーして長時間労働になってしまったり、休日出勤をしてもらったりする可能性が出てくるでしょう。
また現場に出ている警備員だけでなく、シフト管理をしている担当者の負担もあります。
休日のスタッフや空いているスタッフに連絡をし、現場に出てもらえないかの確認をする作業が発生してしまうため、本部スタッフの負担になってしまうことも警備業における課題といえるでしょう。
警備業のシフト作成・管理を自動化するには？
警備業のシフト作成や管理を自動化するには、警備業に特化したシステムを導入する必要があります。
経理や人事労務といった、本部業務向けの自動化システムは多くの種類がありますが、警備業は二交代制や三交代制といった変則的な勤務形態や管理業務が存在するため、警備業に特化したものがオススメです。
警備会社、警備員、そして本部スタッフが使いやすく、現状のアナログな業務負荷を減らして、シフト作成やシフト管理を行いやすい警備業向けシステムを導入しましょう。
しかしアナログな作業で今まで業務を行ってきた警備業では、システムの導入に否定的な声があがるかもしれません。
新しいシステムの操作に慣れず、今までのアナログな業務が楽だったという声が上がる可能性もあります。
しかし、このままの状態で業務を進めていくのはDX（デジタルトランスフォーメーション）の観点からもよくありません。
警備員の派遣先企業もDX（デジタルトランスフォーメーション）は進められていくので、仕事の進め方を共にブラッシュアップしていく必要があります。
警備員に関しても、アナログでやりとりに時間のかかる警備会社より、やりとりがシステム化されたスムーズな警備会社で働きたいと思う人もいるでしょう。
警備業のシフト作成・管理を自動化するためにDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めていくことは警備業に特化したシステムを導入することで、解決が期待できます。
警備員のシフト作成・管理なら GUARD EXPRESS
警備員のシフト作成・管理の課題を解決するには、警備業向けのシステム「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」の導入がオススメです。
「GUARD EXPRESS」は警備業のオールインワンシステムとして、警備業のシフト作成・管理の他、このシステムが一つあれば、警備業の受注から会計システムまでワンストップで管理できます。
リリース後の機能拡張は10,000点にのぼり、警備業の変化とともに常に品質を向上し続けているため、警備業のシフト作成・管理にはぴったりのシステムです。
「GUARD EXPRESS」は業務基幹パッケージですが、警備会社それぞれに合ったパーソナルな対応を有償で行っており、警備業向け専門のプロとして、要望のヒアリングからプログラムの改修まで提案しているので、システムの導入が初めてでも安心して利用できます。
クラウド型サービスのため、法改正の際も自動ですばやく対応し、いつでも現行の法令にのっとったシフト作成・管理ができるので安心して仕事を進めていけるでしょう。
警備員向けのアプリ「GUARD EXPRESS NEO」では、警備員の出退勤の報告がアプリ上で完了するので、本部スタッフの手間を減らすことができます。
他にもシフト確認や警備員の希望する勤務スケジュール申請もアプリから簡単に行えるのが魅力です。
「GUARD EXPRESS」のスケジュール予約と自動連携するので、仕事を希望している警備員やスケジュールが空いている警備員の状況に応じて配置できる警備員を検索できるので管制業務の遂行精度が増します。
3つの配置方法が使え、期間配置として、警備員ごとに任意の就業期間を自由に設定できるので柔軟できめ細かい支給単価、請求単価を設定して一括配置が可能です。
日別配置として、日単位で配置枠に人員配置をしたり、シフト配置として一覧表を使って簡単に管理することができます。
電子発行した給与明細・賞与明細をアプリで確認することができるので、警備員からしてもメリットの多いシステムです。
警備会社特有の給料前払いにも対応しており、警備員は手渡しの現金払いと変わらないスピード感で前払いの給与を受け取ることができます。
取引先企業ともクラウドでやりとりができるため、「GUARD EXPRESS」一つあれば、作成したシフトの共有も簡単です。
警備業のシフト作成・管理の業務が簡素化し、スムーズに行えるようになれば他の課題も解決することが期待できるでしょう。
新しくシステムを導入することは、難しいのではという声や今まで使っていたEXCELの方が使い慣れているという声が出ることもあるでしょう。
しかし「GUARD EXPRESS」はかんたん設定で、すぐに利用が可能です。
例えばEXCELを利用していた場合でも、安心してシステムを導入することもできます。
パーソナルな対応で、導入先企業の要望に答えたカスタマイズな対応（有償）も可能なので安心して利用を開始できるでしょう。
システム化してしまうと、誰でもアクセスできてしまうという懸念の声もありますが、それについてもアクセス制限を行ったり、操作の記録を確認したりできるので、何か問題が起きた時も安心です。
「GUARD EXPRESS」を導入しDX化を進めることで、警備業のシフト作成・管理から契約の電子化、警備員の案件や配置、給与計算や年末調整などの仕事をシステムを利用でき、情報はクラウドで一元管理できます。
警備業に特化したシステムで「顧客満足度一位」の実績があり、要望のヒアリングからプログラムの改修もパートナーとして親身になって対応してくれるので、安心して導入してください。
導入時の予算が不安という場合でも、ソフトウェア購入の他にソフトウェアを月額利用できるサブスクリプションサービスも用意されています。
サブスクリプションはまとめての支払いをすると10ヶ月分の価格で1年間使用が可能なので、予算にあわせてご利用ください。
導入にあたっては、デモンストレーションや導入後の指導まで行っているので安心してご利用いただけます。
まとめ
警備業のシフト作成・管理を効率化するためには、警備業に特化したシステムを導入しましょう。
システムを導入することで、効率化はもちろん管理業務を行うスタッフの作業軽減だけでなく、警備員にも取引先の企業にもメリットが生まれます。
警備業におけるDX推進をするために「GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）」は欠かせないシステムです。
簡単に警備員の配置を行うことができるので、シフト作成・管理の自動化、効率化が実現します。
日本全国どこでもヘルプデスクによるサポートが可能ですので、安心して導入していただき、シフト作成・管理の自動化そして業務の効率化にお役立てください。
